3.6 总分类账的选择登记工作流程
3.6.1 总分类账的选择
1）总分类账选择的要求
一般而言，小微企业应根据其经济业务内容，参照《小企业会计准则》中的“会计科目表”，选择总分类账的账户名称，并按每一会计科目依次设立相应账户，在各账户之间按会计核算程序所规定的登账方法预留空白页和选择总账格式。按财政部《会计基础工作规范》的规定，总分类账的格式主要有三栏式、多栏式（日记总账）、棋盘式和科目汇总表总账等。从外表形式上，总分类账一般应采用订本式账簿。实行会计电算化的单位，用计算机打印的总分类账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防失散。但科目汇总表总账可以是活页式。在实际中，小微企业选择的总分类账，必须考虑到：一是对记账凭证中指明的经济业务进行概括反映，保证会计记录的正确性和完整性；二是提供总括会计信息以满足管理需要，对明细账起控制作用，并能为编制会计报表提供基本数据；三是总分类账账页格式的设计与账务处理程序相适应，考虑人员分工。
2）总分类账外表形式与账页格式
在外表形式上，总分类账应采用订本式账簿；就其账页格式，结合小微企业业务特性，一般选择三栏式，并采取一张账页上开设一个账户的分户式方式，基本格式为设“借方”、“贷方”、“余额”三个栏，具体格式如表3-16所示。由于订本式账簿的页次是固定的，不能随意增添账页，也不能任意撕掉账页，因而在启用时应根据每一个会计科目发生业务的多少适当估计预留账页数。
表3-16 应收账款总账（三栏式）
3.6.2 总分类账的登记工作流程
总分类账可直接根据审核后正确无误的记账凭证逐日逐笔登记，也可根据记账凭证采用一定的方法汇总后进行汇总登记（如科目汇总表），其登记方法取决于单位采用的会计核算形式。由于小微企业业务简单，因此可采用逐日逐笔登记方法，也可采用科目汇总表的方式进行登记。无论选择何种登记方式，月终都要在全部业务登记完毕后，结出各账户的本期发生额和期末余额。
1）记账凭证会计核算形式下的总分类账登记
记账凭证账务处理程序是指根据原始凭证编制记账凭证，再根据记账凭证直接登记总分类账的账务处理程序，具体步骤如图3-8所示。现以表3-17应收账款总账和表3-18原材料总账为例，说明记账凭证核算形式下总分类账的登记程序。
图3-8 记账凭证会计核算程序图
表3-17 三栏式总账登记示例
表3-18 三栏式总账的登记示例
（1）根据原始凭证编制记账凭证；
（2）会计主管或总账会计根据审核无误后的记账凭证登记总账（在记账凭证下方指定位置签章）；
（3）将总分类账与日记账核对、总账与所属明细账核对。
①总账资产类科目各账户的余额与负债、所有者权益类科目各账户的余额合计数是否相符。
Σ总账资产类账户余额=Σ总账负债、所有者权益类账户余额
Σ总账各账户借方发生额（或贷方发生额）=Σ总账各账户贷方发生额（或借方发生额）
②总分类账户与其所属明细账户各项目之和是否相符。
总分类账户与其所属各个明细账户之间的期初、期末余额是否相等。
总分类账户与其所属各个明细账户之间本期发生额的合计数是否相等。
③会计部门的总账、明细账与有关职能部门的账、卡之间是否相符。
会计部门的有关财产物资的明细账的余额同财产物资保管部门和使用部门经管的明细记录的余额定期核对。
各种债权、债务明细账的余额经常或定期同有关的债务人、债权人核对。
库存现金日记账、银行存款日记账余额同总账有关账户的余额定期核对。
已缴国库税费以及其他预算缴款同征收机关按照规定的时间核对。
2）科目汇总表会计核算形式下的总分类账登记
为了减少登记总分类账的工作量，在实际中也可选择科目汇总表核算形式。科目汇总表账务处理程序是指对发生的经济业务，首先根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，然后根据记账凭证定期编制科目汇总表，并据此登记总分类账的一种账务处理形式，具体步骤如图3-9所示。其主要工作过程为：
图3-9 科目汇总表会计核算形式流程图
（1）制单会计根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；
（2）会计人员根据审核后的记账凭证定期编制科目汇总表，具体格式如表3-19和表3-20所示；
表3-19 按月汇总的科目汇总表
表3-20 按旬汇总的科目汇总表
（3）会计主管或总账会计根据审核后的科目汇总表（表3-19）登记总分类账户（以原材料总账为例），具体如表3-21所示（注意观察表3-21与表3-18的区别）；
表3-21 科目汇总表核算形式下总账登记示例
（4）按照对账的要求，定期将总分类账与日记账、明细分类账相核对（与记账凭证账务处理程序相同）。
【小贴示】
科目汇总表的编制
1．编制方法：第一步，根据一定时期内的全部记账凭证，采用“T”型账户方式汇总每一个会计科目相应期间的借方发生额和贷方发生额；第二步，将发生额填入科目汇总表的相应栏目（“本期发生额”栏）内；第三步，将所有科目的借方发生额合计数与所有科目的贷方发生额合计数进行核对，以起到试算平衡的作用。
2．编制时间：根据业务的多少，小微企业可每月汇总编制科目汇总表一次，也可分5天、10天、半个月等定期汇总编制科目汇总表。
3．编制要求：完成上述第三步后，核对相符，说明记账凭证和科目汇总表的编制基本正确，可作为登记总分类账户的依据。对于库存现金和银行存款科目借方和贷方发生额，也可直接根据库存现金日记账和银行存款日记账的借贷发生额合计数填列，不必再根据收付款凭证归类汇总。