第二节　公文词句

任何文章都是由词语和句子组成的，公文也不例外。由于公文在使用目的、范围上的特殊性，因而其语言在词汇和语句方面除了具有一般文章的相同特点外，还基于公务活动的需要逐步形成了一些约定俗成的公文专用语词和常用句式。

一、词语选用

词语是语言的基本构成单位，是公文写作的“砖石”。词语的选择运用体现了公文语言的鲜明语体特点。只有选择恰当的词语，才能组织好表情达意的语句，写出规范得体的公文来。

（一）词语选用要求

1.选用规范的书面词语，避免口语、方言、不规范的简称等。

语言的表达应当与特定的语言环境相适应。公文写作应当准确地选用规范的书面词语来表达公务活动，注意区分词语色彩，并避免使用口语。例如：

商量—商洽　生日—诞辰　不几天—不日　私自—擅自　见面—会见　告诉—宣布　掂量—研究　钞票—资金　当面商量—面洽　客人—来宾　打发—委派　孩子—子女　摆谈—谈话　带领—率领　正好—恰巧　百姓—人民　脑袋—头部　大伙儿—大家　吃饭睡觉—食宿　打算在—拟于

以上各组词语尽管都是同义词，但由于语体色彩不同而适用于不同的场合：前者自然、亲切、活泼，适用于面对面的口头交流；后者庄重、严肃、平实，适用于书面交流。公文写作应当选择后者，以使公文能收庄重、得体和精练之效。这是公文语言运用约定俗成的一种规范。

此外，在公文中不要使用晦涩难懂的词语、不规范的方言和简称或生造的不知所云的词语。例如：在公文中将“马铃薯”写成“洋芋”或“芋头”、将“自行车”写成“单车”或“脚踏车”、将“少女”称为“细妹子”等，前者是书面语，后者是不同地方的方言，如果使用这些方言，往往就会带来交流障碍。又如将“打击经济犯罪办公室”简化为“打办”，就显得不郑重、不规范。

2.正确使用多音多义词、同音词以及形似字词。

在汉语语言词汇系统中有大量的多音多义词、同音词和形似字词。公文写作选用这类词语时要借助一定的言语环境和相关的限定成分来准确定位其语意，避免因使用多音多义词、形似字词等而产生交流障碍，或造成误解，甚至引发争议与纠纷。

例如：一位被告（甲方）因交通肇事致原告（乙方）受伤，经交警调解，由甲方赔偿乙方七千元。甲方当场写下了“欠款七千元”的欠条。次日，甲方到乙方家偿还了两千元，并在原欠条上直接写上“还欠款五千元”字样。事后，乙方要求甲方支付欠款五千元，而甲方却称已支付了五千元，尚欠两千元。双方相持不下，于是形成了诉讼。法院审理后认为，原告证据不足，驳回其返还五千元欠款的诉讼请求，致使本案交通事故受害一方无故损失赔偿金三千元。此案欠条上的“还”字是一个多音字，两种不同的读音导致了两种截然不同的解释：一种读“huán”，是动词，“把借来的钱或物归回原主”；另一种读“hái”，“表示动作或状态保持不变，相当于‘仍然’”。这个例子中一词多音多义致使公文内容产生歧义。

使用同音词语时，要特别注意区分其含义，避免影响公文内容的准确表达。因为同音词语虽读音相同，但意义并不完全相同，甚至有时意义是截然不同的，使用不当就会造成公文内容歧义。

公文写作中要正确理解并恰当选用如下同音不同义的词语：

【必须】、【必需】：前者是副词，表示一定要，必要；后者是动词，表示一定得有，不可缺少。

【报道】、【报到】：前者是通过媒体把新闻传播出去；后者是向有关单位报告自己已经来到。

【反映】、【反应】：前者指向上级或有关部门报告情况或问题；后者指事情发生后在人们中间引起的意见或者行动。

【法制】、【法治】：前者是名词，指由立法或行政机关制定的法律制度；后者是动词，指根据法律制度治理国家。

【公正】、【公证】：前者指公平正直；后者指由国家依法授权的机关对有关民事权利义务关系所作出的有法律效力的证明。

【核算】、【合算】：前者指核查计算；后者指考虑、计算，或者算起来利大于弊，得大于失。

【合计】、【核计】：前者指总计、共计的意思；后者指计算并核对结果，有时也指自己盘算或与人商量。

【界限】、【界线】：前者指不同事物的分界；后者指两个地区之间分界的线。

【检查】、【检察】、【监察】：“检查”是指为了发现问题而细心查看；“检察”指考察，特指对犯罪事实进行审查；“监察”是指监督各级国家工作人员的工作，并检举违法失职的机关或工作人员。

【截止】、【截至】：前者指（某个时间）停止，用在时间概念之后；后者指截至（某个时间），用在时间概念之前。

【记录】、【纪录】：前者是将听到的话或看到的事用文字记下来；后者是指对有新闻价值的人物或事件，经过综合、整理、加工而成的材料。

【聚集】、【聚积】：前者指由分散状态集合到一起；后者指一点一滴地积累。

【急待】、【亟待】：前者是指紧急待办，强调时间的紧迫性；后者是指急迫待办，强调意义的重要性或者问题的严重性。

【决不】、【绝不】：前者指“决心不”，强调意志上的控制；后者指“绝对不”，强调的是没有任何条件限制。

【即】、【既】：前者是“马上、立刻”的意思；后者是“既然”的意思。如“既来之”错写为“即来之”，其意义就相差很远了。

【俱】、【具】：前者指“全”、“都”的意思；后者指具体、具备的意思。

【竟】、【竞】：前者指完毕、从头到尾、终于、出乎意外的意思；后者指竞争、竞赛的意思。

【考察】、【考查】：前者指实地观察、调查；后者指用一定的标准来检查衡量对象的行为、活动，对象主要是人。

【拟定】、【拟订】：前者是指起草、拟议的过程已经结束；后者是指正在起草、拟议的过程中。

【厉害】、【利害】：前者指严厉、剧烈、严重；后者指利益和害处。

【起用】、【启用】：前者是指重新任用退职或免职人员，对象是人；后者是开始使用什么物品，对象是物。

【启事】、【启示】：前者是一种应用文种，为了说明某事登报或者公开张贴的文字；后者是从启发提示中领悟的道理。

【权利】、【权力】：前者是依法应当享受的权力和利益；后者指政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。

【签订】、【签定】：前者指订立合同或条约并签字；后者除了有“签订”的意思外，还指签订的条约或合同是确定不变的。

【审定】、【审订】：前者强调审查决定；后者强调审阅修订。

【违反】、【违犯】：前者指不符合、不遵守；后者指违背、触犯。后者比前者语义重。

【形式】、【形势】：前者指事物的形状、结构；后者指事物发展的状况。

【像】、【象】：前者指以模仿、比照等方法制成的人或物的形象，也包括光线经反射、折射而形成的与原物相同或相似的图景，如“录像”、摄像等；后者是指自然界、人或物的形态、样子，如“形象”、“印象”等。

【学历】、【学力】：前者指学习的经历；后者指实际达到的文化程度或学术造诣。

【须】、【需】：前者指必要、应该的意思；后者指对事物的欲望和要求。

【逾期】、【预期】：前者指超过所规定的期限；后者是指预先所期望的。

【盈利】、【赢利】、【营利】：“盈”是多出来的意思，作为动词指获得利益，作为名词指获得的利益；“赢”有获得的意思，“赢利”同“盈利”；“营利”是动词，指谋求利润，表达了通过一定方式去获取利润的主观意图。

【以至】、【以致】：前者是指事物扩展、延伸或发展到一定程度而产生的效果，强调程度的升级；后者是指事态发展形成的结果，强调由原因导致的结果。

【制定】、【制订】：前者是将拟订和创制的东西确定为定案；后者指拟订和创制的过程，不一定是定案。

【帐】、【账】：前者是指用布、纱或绸子等做成遮蔽用的东西；后者是关于货币、货物出入的记载，一般与钱财有关。

【作】、【做】：前者多用于抽象对象和不产生实物的活动，动作性较弱；后者指从事某种具体工作或者进行某种具体活动，动作性较强。

在公文写作中，尤其是用电脑写作利用字型输入法进行文字输入的过程中，特别容易错用形似字，导致公文内容歧义或者不知所云，严重影响公文的质量。

例如：“丙戌（xū）年”错写成“丙戍（shù）年”，“自己（jǐ）”错写成“自已（yǐ）”，“暧（ài）昧”错写成“暖（nuǎn）昧”，“夙（sù）愿”错写成“凤（fèng）愿”，“萦（yíng）绕”错写成“索（suǒ）绕”，“草菅（jiān）人命”错写成“草管（guǎn）人命”，“盲（máng）人”错写成“肓（huāng）人”，“未（wèi）来”错写成“末（mò）来”，“莜（yóu）麦”错写成“筱（xiǎo）麦”，等等。因此在校对公文时必须认真检查，核对无误。

3.恰当选用含义单一、意义确定的词语。

公文写作时应选用含义明确、范围限定的词语。如尽量选用数量词、名词及专有名词、动词、代词、介词词语、偏正词语、科学术语、专用词语、公文专用词语等，不用或少用含义不确定的副词与形容词。例如：

（1）他近来表现不好。（“不好”，使人无法准确理解该人的具体表现情况。）

（2）我厂的××产品远销欧美，质量达到先进水平。（“先进水平”之前应加上“国际”，以限定其范围。）

（3）五个公司市场调研部门的人员在会议室开会。（“五个”限定说明对象不清，既可以理解为开会的来自“五个公司”，也可以理解成开会的就是一个公司的“五个人员”。）

（4）章总监深入分析了A公司和B公司近三年开展市场竞争时所采取的竞争策略的特点。（“和”可作连词也可作介词，词性不同，上述句子的意义就不同。如作连词，表示分析的是A、B两个公司的竞争策略特点；如作介词，则表示分析了A公司同B公司作为竞争对手的竞争策略特点。）

（5）在本公司工作10年以上的职工一年可享受15天以下的带薪旅游假。（“以上”、“以下”的词义不确定，对是否包含本数的理解不一，执行过程中很可能会因此而产生纠纷。）

（6）民法所称：“以上”、“以下”、“届满”，均包括本数；所称的“不满”、“以外”，不包括本数。（句中对文中概念不清的“以上”、“以下”、“届满”、“不满”、“以外”等词语进行了明确限定，保证了公文内容表达的精确性。）

由于词语表达概念的多义性，公文写作中应尽量少用或不用含义不清的多义词，如果需要使用，也应如例（6）那样对其加以适当限定，或者对词语表述概念的本质属性做出补充性揭示和说明，以便准确表意。

4.准确选用表达事物范围和程度的词语。

范围是对事物量的限制，用以规定或反映事物的性质或状态。在公文中对事物范围的正确表达直接关系到公文内容的客观性与准确性。在公文写作中，范围常常是通过副词、数量词以及它们的重叠形式来表达的，如“所有、凡、全部、任何一个、总共、统统、个个、完全、普遍、一切、全体、凡是”等可用来表示全部，“有些、有的、部分、个别、多数、绝大部分、百分之几”等则用来表示部分。使用这类词语时应注意以下几点：只有在对事物作全面肯定或否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或不好确定数量时只能用表示部分的词语；表示部分时应尽量使用词义精确的词语，如分数、百分比等；一个语句中不能同时出现表示全部、部分的词语，以免自相矛盾。例如：

（1）所有公司职员大部分都参加了今天的春游活动。（“所有”、“大部分”在同一个句子中使用，前后矛盾。）

（2）凡现在生产岗位上的工人同志，不少是在建厂初条件十分艰难的情况下进厂的。（“凡”是全部肯定，“不少”是部分肯定，两个分句相互矛盾。）

公文在表达某种事物或现象的程度时，常使用各种副词，如“很、极其、非常、比较、多么、太、最、最近、更加、尤其、越发、特别、略微、基本”等。此外，不同的词语在表示程度时语义也会有细微的差别，这些差别直接关系到对公文内容的把握与执行。因此，表述事物的程度时切不可避轻就重或避重就轻，力求恰到好处。例如：

（1）部标准（专业标准）和企业标准不得与国家标准相抵触，企业标准不得与部标准（专业标准）相抵触。不符合标准的产品，一律不列入计划完成数，不计入产值，不准出厂。国家质量奖的评选、审批，要坚持高标准、严要求的原则，严禁弄虚作假。（“不得”、“不准”、“严禁”三个词都有不允许的意思，但在程度上存在着明显区别：“不得抵触”，说明标准应保持一致；“不准”比“不得”语气要重，“不准出厂”强调对不合标准的产品要严格控制；“严禁”的语气最重，鲜明地指出不允许“弄虚作假”，否则将严惩。）

（2）我们认为上述意见尽管与贵校的观点略微有些出入，但尚有一定道理，望予以考虑。（“略微”一词委婉地说出己方的意见，但留有余地，使对方乐于接受。）

（3）他贪污公款五千元，是一个极其贪婪的人。（“极其”是表示最高级别的，与前面“五千元”的数目不对称，如果还有更大数目，又如何表达呢？）

（4）大会讨论的问题基本达成了一致意见。（“基本”和“一致”相互矛盾。）

（5）最近我局将派员对你单位进行××××年审，请予接洽。（时间概念“最近”表达过于笼统模糊，不利于工作安排和推进。）

（6）最首要的任务是制订出工作规划。（“首要的”的含义就是“第一重要的”，“最”修饰“首要的”多余。）

（7）近100多个公司参加了这次展览会。（“近”是接近，“多”是超过，一个句子中同时使用这两个词，自相矛盾。）

5.规范选用外来词、新生词。

近年来，随着社会政治、经济、文化的迅速发展和对外交往的不断扩大，出现了大量反映时代特征的新生词、外来词，给公文语言带来了强烈的冲击。

公文中使用外来词应遵循一定的原则：如果汉语中已有现成的、相对稳定的词语就不应选择新生词来表达，应优先选用已经广泛为人们所熟知的、惯用的外来词，如“艾滋病”、“CT（计算机X射线断层摄影）”、“卡拉OK”等，而不应新造词语，人为地增加信息交流的障碍，以至于影响公文的阅读理解与办理。如“空港”、“镭射”在汉语中已有含义相同的现成词语“机场”、“激光”，就无必要使用外来词，以免把“空港”理解成“无船舶停泊的港口”。

由于语言具有创新和再生能力，因而生活中新词语、新说法层出不穷，这些词语具有鲜明的时代感和社会性，具有很强的生命力。这是社会发展和语言自身发展变化的必然。一些社会流行语作为对特定时代社会生活、社会心理、社会特点以及风俗、时尚、文化观念和价值取向的具体生动的反映，其产生的速度越快，说明一个社会越开放、越活跃、越发展。公文写作要客观地反映社会生活，必然也会选用一些随时代发展、随新事物产生而出现的新词语。但是，选用新词汇仍然应当符合公文语言郑重性、准确性的要求，要以符合现代汉语规范且没有别的规范词可以替代为前提。

公文写作选用新词，一般应选用社会生活中为人们所广泛使用的、语意明确稳定、通俗易懂、言简意赅、富有表现力的词汇。如“社会保险”、“和谐社会”、“打白条”、“减轻农民负担”、“关注民生”、“两免一补”、“农村合作医疗”、“扶贫”、“调研”、“农转非”、“希望工程”、“第二职业”、“钟点工”、“克隆”、“转基因”、“翻两番”、“乱摊派”、“乱涨价”、“旅游热”、“建房热”、“商品房”、“挂靠”、“共建”、“网吧”等。

为了统一认识，使用新词汇、新概念时可以界定其含义，如××市公安局《关于加强××地区“网吧”安全管理的通知》中就在第一条规定中明确了“网吧”一词的含义：“网吧”是指通过计算机与公众信息网络联网，向消费者提供上机学习、信息查阅和交流等服务的经营性场所。这样的定义就使通知的内容更加明确、清晰。

选用新词时要慎用社会流行语和网络语言，因为这些词语在现代汉语词汇中大多已有规范词语，公文写作时应当首选规范词语；此外，这些词语往往只在某一社会群体中流行或使用，不具有通用性和规范性，如果在公文中大量使用“帅呆”、“酷毙”、“没商量”、“搞定”、“服装秀”、“政治秀”、“晒工资”等词语，或者选用网络流行词语“顶（支持）”、“稀饭（喜欢）”“野猪（业主）”、“FB（腐败一词的字母缩写，吃饭聚聚）”、“反腐败（请人吃饭）”、“表（不要）”、“粉丝（fans）”、“PK（对决）”等时髦新词，不仅有损政府、公司等组织的社会形象，影响公文的严肃性和郑重性，而且也会在维护汉语语言系统的纯洁性与规范性方面起到不良的导向作用。

6.恰当选用模糊词语。

此处所言的“模糊词语”是指反映客观事物中那些在内涵和外延上不确定、不明晰的词语，但并不是指含糊不清、模棱两可、容易产生歧义的词语。也就是说，“模糊词语”与“词语模糊”是两个不同的概念，模糊词语的含义清晰程度比不上精确语言，但使用在公文的特定语境里，它的含义是清晰的，与准确并不矛盾，而是始终围绕准确这一目标来使用的，使用这些模糊词语的目的就是力求表达准确。因此，模糊词语同精确语言并不是一对不可调和的矛盾，在特定的语言环境中二者都具有准确反映公务活动的功能。

准确是公文语言的前提，但准确的公文并不仅仅是由表意精确的词语来表现的，有时恰当地选用模糊词语反而能够更加准确地表现事物的特点、性质或状态。在公文中存在大量的模糊词语，如：“一切”、“进一步”、“有关各方”、“十分”、“非常”、“加大力度”、“各方面”、“各级政府”、“逐年”、“大批”、“各种措施”、“酌情办理”、“各地”、“各级”、“很大”、“不少”、“有些”、“任何单位和个人”、“均须”、“深刻”、“进一步”、“切实”、“健康有序”、“望参照执行”、“请认真贯彻执行”、“近年来”、“一些地区”、“个别单位（人）”、“各种意见”、“屡次”、“酌情”、“大体上”、“大约”、“预计”、“往往”、“数万”、“八百多”、“大多数”、“个别”、“有的”等模糊性词语，它们精练、严谨、周密，使公文的表达更具弹性，富有分寸感，增强了公文语言的表现力。

模糊词语的使用是由事物运动变化发展的模糊性以及人们认识客观事物本身的模糊性所决定的。首先，公文反映的很多事物和现象往往处在逐步形成、发展和变化的过程中，对它们无法作出精确的切割，也无法用准确的语言进行陈述，只有依靠模糊语言才能准确地反映处于模糊状态的事物和现象。如“今天”、“过去”和“将来”就是一组时间名词，各时段之间没有截然分明的界限。其次，由于人们对客观世界的认识也存在一定的局限性，如人们对某些事物的认识还处在初级阶段，或者有些事物是不能或不必用精确的语言来表达的。因此，公文写作中有时就不可避免地要使用模糊词语来表示物体的多少、形状，时间的快慢、长短，空间的大小、宽窄，程度的深浅、高低，年龄的长幼、老少等，这是对事物认识模糊性的表达，使公文在模糊之中呈现精确。例如：

（1）通过学习，大家进一步明确了科教兴国的重要性。

（2）应采取切实有效的措施，保证整个工程如期完成。

（3）全社会应高度重视教育，把教育摆在优先发展的地位。

其中，“进一步”、“切实有效”、“高度重视”等词语的使用使问题的表述留有余地，具有一定的灵活性，便于因地制宜，变通执行。

由于模糊词语内涵和外延的不确定性，选用模糊词语时必须注意其使用的特定情况或特殊要求，应使用精确词语时就不宜使用模糊词语，该使用模糊词语的地方也不应机械地强行使用精确词语。因此，公文写作时，要明确词语表意的模糊性和精确性是相对的，选用模糊词语必须符合实际需要，该用则用，恰到好处。

（二）公文专用词语

公文专用词语，是在长期的公文写作和处理中使用的一些词形确定、词义特定、用途稳定的词语。这些词语是在公文写作中经常使用且约定俗成的、具有特定的内涵和固定的结构，主要来源于旧时官方文书的“套语”，但经过历朝历代的精简、筛选，以及近现代多次公文改革的提炼，已基本上去除了其反映封建社会等级观念的糟粕，而保留了其具有积极作用的部分，在公文写作中使用率高，实用性强。公文专用词语的选用不具有强制性，可以根据公文内容和行文目的而恰当选用。这样不仅能使公文表意精当得体、庄重典雅，而且还可以增强公文的可读性，使阅文者容易理解，便于执行，从而提高公文制发和处理的质量和效率。

公文专用词语具有准确、简要、庄重、稳定的特点。准确是公文语言的重要特征，公文重在实用不在欣赏，公文用语要能准确地反映公务活动。简要就是简洁扼要，运用专用词语能缩短陈述时间，加大信息密度，收到“文约而事丰”的效果。庄重就是庄严郑重，符合组织管理中以严肃持重的态度处理公务的要求。稳定指专用词语在字词的组配上表现出相对固定化、模式化的特点，也就是说，这些专用词语经过筛选提炼，不能随意拆开，也不宜换成其他同义词。

选用公文专用词语要规范，一要根据文种表达的需要来选用，不同文种选择不同的专用词语；二要符合行文关系，符合发文、收文对象的职权范围；三是要符合不同公文结构的需要，开头、主体、结尾应当分别选用不同的公文专用词语；四是必须遵循约定俗成的原则，不能随意更改；五是要仔细辨析意义和范围相近的专用词语的词义，准确选用合适的词语。

按照不同的用途，可以将公文专用语划分为不同的种类。

1.称谓指代词语

称谓指代词语，是在公文中表示指代称谓关系的词语。在现代社会，人与人、机构与机构、人与机构之间是新型的关系，能平等地直呼人员的姓名、职务，机关的全称或简称。同一机构或人员的名称在文中反复出现时可以使用指代称谓关系的词语，使行文简明、清晰。

称谓指代词语分为第一人称、第二人称、第三人称三种。

第一人称有“我”、“本”，其后加上“部”、“委”、“办”、“校”、“公司”等机构名称代字，表示这些事物是属于作者这方面的。“我”常表示发文作者与受文机关属于同一组织系统，二者关系比较密切。“我”与第二人称的“你”可以对称使用。“本”与“我”有时也可以通用，但“本”比“我”更具郑重、严肃的色彩，常用在比较庄重的正式场合。例如：

（1）我校今年的招生工作业已结束。

（2）本局各项工作进展顺利。

（3）本国与贵国政府通力合作，确保此事得到圆满解决。

第二人称有“贵”、“你”，其后加上“部”、“委”、“办”、“校”、“公司”等机构名称代字，表示与受文机关一方有关的事物。“贵”与“你”不能完全通用。“贵”表示行文双方具有正式的工作关系，并特别表示对对方机关的尊敬和礼貌，常用于涉外公文和不相隶属机关的正式行文中。“你”比较平易随和，多用于下行文或平行文中。例如：

（1）欣闻贵公司成立，谨表贺意。

（2）真诚希望能与贵公司携手合作，共同发展。

（3）你局2008年6月17日关于章××同志任职的请示收悉。

第三人称有“该”，其后加上表示人、机构、事物的名称代字，用来指代上文中提到的人、机构、事物。这些人、机构、事物不是作者和受文者自身，但可以是与其有关系的人、机构、事物。“该”的使用可以减少重复并有助于增添公文的郑重色彩。公文中第一次使用“该”时，必须在上文中已出现过所指代的人、机构或事物的全称，以避免指代不明，造成公文歧义。例如：

（1）该同志作风正派，工作勤奋，为人坦诚，乐于助人。

（2）该公司已提前完成了今年的销售任务。

（3）该校法律系学生王××获得演讲比赛第一名。

2.引叙词

引叙词，用以开门见山、开宗明义地引出制发公文的根据、理由或公文的具体内容，如引出法律、法规以及政策、知识或事实根据，通常用于公文的开头。有时也用于公文中间，起到前后过渡和衔接的作用。恰当地使用引叙词，可以使语言表达简明扼要，直截了当。

常用的引叙词有：查、奉、顷奉、根据、遵照、依照、本着、收、前收、近收、现收、接、前接、顷接、近接、现接、鉴于、欣悉、惊悉、谨悉、已悉、收悉、均悉、详悉、知悉、闻、近闻、惊闻、欣闻、喜闻，等等。例如：

（1）顷接上级指示，全力协助有关部门抢救遇险人员。

（2）来函收悉，现就所询之事答复如下……

（3）本着实事求是的原则，调查并处理好此次事故。

（4）根据全国增值税培训班上各地反映的问题和意见，现对……

3.时态词语

时态词语，是表示时间状态或时间要求的词语。不同的时间状态应选用不同的时态词语。

常用的时态词语有：兹、现、顷、即将、即行、一向、一直、届时、届此、值此、定期、如期、按期、先期、限期、为期、预期、逾期、行将、即将、亟待、已、着即、不时、不日、即日、日趋、日益、他日，等等。例如：

（1）兹介绍我局李×同志前去你公司联系设备购置一事，请予接洽。

（2）现定于2008年6月15日上午8时在×××多功能厅召开×××大会，请届时出席。

（3）目前，本县人、畜饮水问题亟待解决。

（4）该厂订购的机械设备，已如期运抵×××。

4.追述词语

追述词语，是用以引出被追叙的事实的词语。在使用时，要注意其在表达次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。

常用的追述词语有：经、业经、前经、后经、未经、即经、复经、并经、迭经、报经，等等。例如：

（1）经局党委会研究决定：李建华同志任财务处处长。

（2）关于我校扩建计划，业经市教育局批准。

（3）代表们所提全部提案，均经大会秘书处汇编完毕，并已交有关部门研究办理。

5.承转词语

承转词语，是用以陈述理由、事实之后引出作者的意见、方案等的词语。这些词语起着承上启下的关联作用，有利于行文简明，便于上下文前后呼应、彼此关照。

常用的承转词语有：为此、据此、故此、因此、综上所述、总而言之、有鉴于此、由此可见，为了……特……，现……如下……，根据……特作如下决定，为了……提出如下意见，现将情况（通报、报告）如下，特（现）批复（函告）如下，等等。例如：

（1）……，有鉴于此，扩建体育场的项目，拟待明年再行安排。

（2）……，为此，各部门要采取得力措施，作出相应的安排。

（3）……，综上所述，自由主义有各种表现。

6.期请词语

期请词语，是用于向受文者表示请求与希望的敬辞。其目的在于造成机关之间相互尊重、和谐协作的良好工作氛围。除法规性公文外，大多数公文均可以使用这类词语。

常用的期请词语有：请、敬请、恳请、务请、烦请、敬希、希望、尚望、切望、盼、急盼、切盼等。例如：

（1）以上问题，恳请领导尽快解决。

（2）……，请有关单位教育所属机动车驾驶员遵照执行。

（3）是否同意合作，烦请尽快回复。

7.洽商词语

洽商词语，是有礼貌地向对方征询意见和表示探询语气的词语。洽商词语不是客套词，在公文中所表达的看法、提出的措施或方案确需征询对方意见时使用。这类词语多用于上行文、平行文中。

常用的洽商词语有：接洽、面洽、洽商、洽谈、商定、商洽、商讨、商榷、商议、妥否、当否、可否、能否、是否可行、是否得当、意见如何、有无意见、如有不当、如无不当、如果不妥、如果可行、意见如何等。例如：

（1）以上办法，如无意见，请遵照执行。

（2）以上意见，可否，请指示。

（3）你部提交的方案是否可行，尚需与××公司进一步洽谈。

8.命令词语

命令词语，是表示命令和告诫语气的词语。用以增强文件的严肃性与权威性，引起受文者的高度重视。命令词一般用于下行文。

常用的命令词语有：着令、着即、迅即、特命、勒令、责令、责成、务须、务必、切务、切切、严禁、不得、毋庸、毋违、不得有误、无谓言之不预、以……为宜等。例如：

（1）汛期将至，各地、各单位务须做好防洪抢险的准备工作。

（2）接通知后，请迅即办理。

（3）休渔期间，严禁捕鱼。

9.表态词语

表态词语，是表示对事物的认识、主张、态度，以便受文者了解其思想的词语。

常用的词语有：应予、应将、应即、应以、理应、确应、均应、本应、似应、准予、特予、不予、定予、希予、应予、拟于、定于、应于、希于、业于、准于、订于、同意、不同意、原则同意、原则批准、拟同意、不拟同意、缓议、再议、认为、以为、不可以、供参考、可借鉴、参照执行、照此办理、遵照执行、组织实施、酌情处理、宜……等。例如：

（1）对蓄意破坏电信设施者，定予严惩。

（2）工程所需的全部物资，应于七月底以前运抵工地。

（3）公司团委拟于五月三日举行“五四”演讲比赛。

10.报送词语

报送词语，是表示文件或有关材料等上报过程、方式或要求的词语。

常用的报送词语有：呈请、呈上、呈报、呈送、呈交、申请、申报、层报、径报、报送、报批、报请、送达、送审、送请、附上、提请、提交等。例如：

（1）请于7月20日前，将第二季度的生产情况统计报表报送我处。

（2）你公司的文件，本公司将在2小时内送达。

（3）一般纳税人纳税申报的具体办法如下……

11.颁行词语

颁行词语，是表达文件颁发、执行方式、办理过程或要求的词语。

常用的颁行词语有：颁布、发布、公布、颁发、转发、下发、下达、批转、审批、阅批、公布颁行、施行、履行、执行、暂行、试行、（遵照、认真、切实、贯彻、研究、参照、参酌、暂缓、酌情）执行等。例如：

（1）现发布《××××电信业务市场管理暂行规定》，自即日起施行。

（2）《关于××××××的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

（3）现将《×××办法》转发给你们，并结合实际研究执行。

12.查办词语

查办词语，是表达文件核对、核定、审查、办理要求的词语。

常用的查办词语有：核发、核定、核拨、核对、核算、核实、核准、核销、审查、审定、审订、审核、审议、审批、审阅、查询、查证、查明、查访、查照、查办、查收、存查、存档、备查、备案、酌定、酌予、酌办、催办、承办、注办等。例如：

（1）现将我公司捐赠灾区的款物送上，请查收。

（2）应届毕业生报考高校的有关问题，请向××市招生办查询。

（3）该车使用的汽车牌照，已于2008年被核销。

（4）现将车辆购买方案报送董事会，请予审批。

13.结尾词语

结尾词语，是在正文末表示正文结束的词语。其作用在于给阅文者以正文已结束的明确认识，也可以防止在正文末添加语句，有助于保证公文的完整性和原始性。

公文的结尾词语在不同的文种之中具有不同的用法，而且部分文种还有相对稳定的结尾词语。有时，结尾词语还与其他词语相互组配后共同表示行文的目的、行文要求，或表示感激、盼望，或表示训诫及执行要求等含义。如报告的结尾常用“如有不当，请指正”、“以上意见，如无不妥请批转……执行”，请示文种的结尾常用“以上请示，妥否，请即批复为盼”等。

常用的结尾语词有：特此（批复、函告、通报、通知、公告）、……为要（用于下行文）、……为盼（用于平行文、上行文）、……为荷（为感）（用于平行文）、谨致谢忱、此令、此复、当否请示、即请见复为感、此致敬礼等。例如：

（1）以上意见，当否请示。

（2）以上事项，请尽快函复为盼。

（3）接通知后，请迅即办理为要。

（4）以上事项，请予大力协助为荷。

以上各种类别的公文专用词语如能恰当使用，有助于更准确精练地表达公文意图，增强文件的郑重性和可读性。但是，使用中要正确掌握一些专用词语的含义，避免误用、错用而影响公文内容的表达。

现将公文写作中一些常用的公文专用词语举要释义如下：

【按期】：是依照规定期限或时限的意思。例如：确保按期完成南水北调工程的前期任务。

【按语】：发文单位对批转、转发、印发的文件材料所做的说明或提示。

【案卷】：党政机关、社会团体、企事业单位分类保存以备查考的文件。

【颁布】：（郑重地）发布。颁：发下，布：公布。一般用于党政领导机关及领导人公布法令、条例及其他重要的法规性文件。

【颁发】：发布（命令、指示、政策等）；授予的意思，一般用于上级机关发给下级机关或个人的奖章、奖状、奖品、奖金及其他奖励物品。

【报批】：报告并请求予以批准。例如：贵校拟建×××的设想应向××局报批。

【报送】：呈报并发送。例如：现报送我校教师队伍建设发展规划一份。

【比照】：按照已有的（法规、制度、标准等）相比拟对照着行事。

【不日】：不要多少时间，不几天。例如：新学期教材不日即可送到。

【不贷】：不予宽恕。贷：饶恕。例如：学校乱收费，将严惩不贷。

【不尽】：不完全是；未必。例如：不尽如此。

【不胜】：非常；十分。例如：承蒙××××大力支持，不胜感激。

【不宜】：不适宜。例如：根据我国经济发展情况，人民币升值不宜过快。

【不予】：不准或不给的意思。例如：对违反价格法规的申请，坚决不予批准。

【报请】：用书面报告请示，多在向上级领导机关报告，并请求批复时使用。

【报经】：上报并经过的意思。例如：欠费停水需报经政府批准。

【备案】：向主管机关报告事由存案以备查考。

【参照】：参考并仿照或依照（方法、经验等）。

【查办】：①检查办理情况并督促办理。②查明犯罪事实或错误情况加以处理。

【查处】：①调查处理。②检查处罚。

【查复】：调查了解后作出答复。例如：贵公司所订商品已寄出，请查复。

【查收】：检查或清点后收下。例如：现将我校捐赠的书籍、衣物送上，请查收。

【查对】：清查核对。例如：经查对，你厂报送来的数据准确无误。

【此布】：就这些内容予以公布。用在布告类公文结尾处，另起一行，不加标点。

【此复】：就此答复。用于复函、批复等公文的结尾，另起一行，不加标点。

【此令】：就此命令。用于命令性公文正文的后面，另起一行，不加标点。

【呈报】：用公文报告上级。例如：按照会计准则呈报企业损益表。

【呈请】：用公文请求或请示。例如：由警方呈请银行实行资金冻结。

【存查】：保存起来，以备查考。例如：学生就业情况统计表由学生处存查。

【承蒙】：“领受到”的雅语。例如：承蒙各界人士慨赠书刊，充实本馆馆藏，谨致谢忱。

【筹办】：筹划举办。例如：第四届校园文化艺术周由校团委、学生会联合筹办。

【筹措】：设法弄到。例如：改建图书室所需的资金，由校办公室筹措。

【当否】：是不是恰当合适。例如：以上事项，当否，请批示。

【当即】：当时、立即的意思。

【度】：量词，表示“次”的意思，例如：“一度”、“再度”等。

【发布】：发布（命令、指示、新闻等）。

【奉告】：告诉。奉：敬辞，用于自己的举动涉及对方时。如：无可奉告（常用于外交辞令）。

【付诸】：“把它用在……”或“用它来……”。付：交给；授予。诸：文言词，是“之于”的合音词。如“付诸实施”、“付诸行动”。

【复核】：复查核对的意思。

【凡】：“凡是”的意思。例如：凡属乱收费，学校必须清理、退还给学生。

【规程】：对某种政策、制度、正确做法和程序所做的分章分条的规定。

【规定】：对某一事物的方式、方法、数量、质量所做的决定。

【规范】：约定俗成或明文规定的标准。

【规格】：是指质量的标准，如大小、轻重、精密度、性能等。

【规约】：经过相互协议规定下来的共同遵守的条款。

【规则】：是规定出来供大家共同遵守的制度或章程。

【给以】：“给之以……”的省略，后面必须带宾语，其宾语多为抽象事物，如奖励、帮助等。

【公布】：（政府机关的法律、命令等事项）公开发布，使大家知道。

【概】：“一律”的意思。例如：物品丢失，概不负责。

【函复】：用信函答复。常用做结束语。例如：特此函复。

【函告】：用信函报告或告诉。例如：专此函告。

【函达】：写信表达意思。例如：专此函达。

【核定】：审核决定。例如：经核定，拨付资金580万元，用于……

【核减】：审核后决定减少。例如：国家税务总局要求据实核减……

【核准】：审核后批准。例如：死刑案件核准权将一律收归最高人民法院行使。

【核拨】：查核后拨给。例如：行政赔偿义务机关向同级财政机关申请核拨行政赔偿费用。

【会同】：同有关方面会合一起。例如：请党委办公室会同组织部共同办理。

【会签】：指联合行文的各主管部门的负责人共同在发文稿纸上签注意见和姓名。

【会商】：指双方或多方在一起商议。

【即可】：立即就可以。例如：所购树苗两日内即可送到。

【即日】：“当天”的意思。例如：所订货物即日送到。

【鉴于】：“觉察到”、“考虑到”的意思。

【基于】：“根据”的意思。

【接洽】：“联系商量”的意思。例如：有关招生工作方面的问题，请我校教导处接洽。

【届时】：“到时候”的意思。

【具名】：在文件上签名。

【谨】：敬辞，表示说话者的郑重或者听话者的恭敬。如“谨致谢忱”、“谨启”、“谨具薄礼”等。

【谨启】：恭敬地陈述。用于信函下款末尾的敬辞。

【经】：“经过”的意思。如“业经”表示业已经过，“均经”表示都已经过的意思。

【径（迳）】：“直接”的意思。如“径向”即“直接向”、“径与”即“直接同”、“径报”即“直接报”的意思。

【滥用】：胡乱地、过度地使用。

【莅临】：来到；来临（多用于贵宾）。例如：欢迎××主席莅临香港出席《财富》全球论坛。

【屡次】：多次；一次又一次。

【立案】：在主管机关注册登记、备案。

【列席】：参加会议有发言权而没有表决权。

【论处】：判定处分的意思。

【明文】：用文字表达出来的；见于文字的（规定等）。例如：在业已公布的法律、规章中明文规定……

【面洽】：当面接洽。例如：有关联合办班的具体事宜，请派员面洽。

【免】：去掉的意思，如“免去”就是免除掉的意思。例如：出口企业申报出口退税免于提供纸质出口收汇核销单。

【拟用】：准备采用；打算使用。

【拟于】：“打算在”的意思。

【批示】：对下级机关的公文等作出书面指示意见。例如：以上意见，妥否，请批示。

【批转】：上级机关对下级机关来文作出批示并转发到有关机关。

【批复】：对下级来文的批示答复。例如：……，现批复如下……

【批件】：带有上级批示的文件。例如：房屋土地建设的批件已经寄发，请查收。

【批阅】：领导阅读文件并对其加以批示或修改。

【盼复】：盼望答复。例如：上述意见同意与否，盼复。

【洽商】：是接洽商谈的意思。

【洽谈】：接洽会谈。例如：关于联合办学问题，我院将与××公司具体洽谈。

【签收】：收到公文、信件后，在送件人的发文簿上签字，表示已收到。

【签署】：在重要公文上正式签字署名。

【签章】：在文件上签名盖章。

【签注】：在文件上写上批注意见。

【签发】：由主管人审核同意后，签字并正式发出（公文、证件等）。

【迄今】：到现在。例如：此次地震迄今为止造成×××人员伤亡。

【如期】：按照规定的日期或期限。

【如实】：按照客观实际的本来面目。

【任免】：任职和免职。例如：××区人民政府人事任免通知。

【任命】：下达命令任用。例如：国务院任命曾荫权为中华人民共和国香港特别行政区行政长官。

【日内】：最近的几天里。例如：所需资料日内寄出。

【日前】：几天前的意思。例如：全校教工日前参观了新四军纪念馆。

【日见】：天天地显示出。例如：他的病情日见好转。

【日趋】：天天走向。例如：学习微机的积极性日趋高涨。

【日后】：以后，将来。例如：他提出的问题日后再议。

【擅自】：超越权限，自作主张。

【收悉】：收到并已了解。例如：×月×日来函收悉。

【商讨】：商量讨论。

【商定】：协商确定。

【申报】：用书面向上级或有关部门报告。

【审定】：审查决定。

【审阅】：审查阅读。

【审核】：审查核定。

【审批】：审查批示。例如：请将审批材料报送我局财务处。

【审议】：审查讨论。例如：以上报告，请审议。

【施行】：实施执行，多用于公布法令规章的生效时间。例如：本条例从公布之日起施行。

【实施】：实行，用法同“施行”。

【事宜】：需要安排、处理的事情或事项。例如：未尽事宜请详见附件材料。

【事由】：公文的主要内容；事情的经过。

【推行】：普遍实行；推广（经验、办法等）。

【特此】：特地在这里；“特别为此（事）”或“专为此事”的意思，一般用于通知、通报、报告等文件的结尾处。例如：特此通知，请即办理。

【提交】：提出送交。如：先进集体候选材料均要提交校务会讨论。

【提请】：提出要求或议题，请会议或上级研究讨论作出决定。例如：××方案应提请教代会讨论。

【提案】：向会议提出的议案。

【为荷】：荷：担负、承担，引申为承受恩惠，表示感谢。常用于公函结尾。例如：……，请大力协助为荷。

【为宜】：是比较妥当或适当的意思。

【为要】：作为重要的，多用于下行文，提醒下级单位按文件规定办理。

【为盼】：是我所盼望的，表示希望受文者按来文要求去办，多用于公函、介绍信的末尾处，用来加强语气，如“速复为盼”。

【务】：“务必”，公文中常有“务请”、“务求”、“务使”等。

【希即】：希望立即。例如：关于设备维修事宜，希即处置。

【欣悉】：欣喜地知道。例如：欣悉贵校被评为省模范学校，谨表祝贺。

【须经】：必须经过。例如：×××××方案须经××办公会研究通过后方能生效。

【应即】：应该立即。例如：乱补课之风，应即狠刹。

【应予】：应该给以。例如：各部门乱罚款的问题应予足够重视。

【已悉】：已经知道。例如：9月2日来函已悉。

【业已】：已经。例如：我校美术学院招生工作业已完成。

【业经】：已经。同“业已”。例如：该规定业经职工代表大会讨论通过。

【一并】：合在一起，多在两件以上的事情、问题或公文需要合并处理时使用。

【以资】：用来作为。例如：……特发此证，以资鼓励。

【印鉴】：留作供核对用的印章底样。

【印信】：指机关、企事业单位的公章。

【与会】：参加会议。例如：与会者包括张××、××、××等六人。

【指正】：指出错误，使之改正。

【在案】：已经记录在档案之中，可以查考。

【遵行】：遵照实行。

【责成】：是指定专人或机构负责办理某件事。

【责令】：命令（某人或某机构）完成或做到某件事。

【准予】：表示准许。

二、语句组织

句子是由词或词组构成的、能够独立表达一个完整意义的语言单位。语句的精心设计和组织，直接影响着公文的质量。公文语句的组织必须符合以下基本要求：语句表意明确，准确无歧义；语序安排恰当，符合事理；句式选用妥当，富有表现力。

（一）语句表意明确，准确无歧义

1.语句含义明确，符合逻辑规则。

公文要准确地反映客观现实，就必须符合逻辑规则。因为逻辑规则反映了思维的形式结构、基本规律，是人们进行思维活动所必须遵守的，所以撰写公文时必须注意逻辑地表达文件的内容。

（1）各级党组织应积极发现、信任、提拔、培养中青年干部。（不合逻辑。应为“发现、培养、信任、提拔”。）

（2）对少数参与严重经济犯罪的干部应严惩不贷。（不合逻辑，“少数”应放在被修饰词“干部”的前面。）

2.语句搭配得当，符合汉语语法规则。

撰写公文时还应遵守汉语语法规则，注意句子结构的完整，句子成分应完备，相关词语搭配应恰当等，力求做到公文意义确定，行文流畅，通俗易懂。例如：“经过不懈的努力，到本世纪20年代初，我国各民族的科学文化素质将提高到一个新的水平”，其中“本世纪20年代初”、“我国”、“各民族”、“新的”等对事物的时间、空间、对象、程度等作了限定，使语句表达周密严谨。

下列语句在语法上存在一些问题：

（1）三个部门的业务经理在总裁室开会。（限定不当产生歧义，“三个部门”还是“三位经理”不确定。）

（2）通过市场经济，对企业管理的要求越来越高了。（语句不完整，应去掉“通过”和“市场经济”后的逗号。）

（3）延期交货不满十天，罚原价的百分之十；超过十天罚原价的百分之二十。（列举不完整，如果延期交货恰好十天如何办？）

（4）直径八十毫米以上、有斑点的苹果不能收购。（“八十毫米”和“有斑点”构成一个并列的限定条件，造成收购的都是八十毫米以下的无斑点的小苹果。）

（5）如乙方不按时付款，甲方可顺延交房；如不按违约处理。（“按违约处理”前的“如不”所指的具体内容不明确，易产生歧义。）

（二）语序安排恰当，符合事理

语序是指各级语言单位（语素、词、词组、句子、句群）在语言组合中的排列顺序。语序决定语义，语序是使语义定型的关键。汉语语序的一般顺序是主语在前，谓语在后；动词谓语在前，宾语在后；定语、状语在中心语前，补语在中心语后。语序不同，其意义就不同，如“他认识问题的态度很不端正”中的“很不”换成“不很”其意义就相差甚远了。因此，在公文写作中为了准确地表达事理，必须注重语序的安排。

公文中语序的安排具体表现在以下几方面：

1.并列概念与并列成分的表达

并列概念与并列成分的安排，一般可按层次分类排列。一是当表达一组并列概念的大小、多少、高低、轻重、主次、强弱之分时，可按由大到小或由小到大、由多到少或由少到多、由高到低或由低到高、由重到轻或由轻到重、由主到次或由次到主的顺序排列；二是当表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，可按活动连续进行的时间或空间顺序排列；三是当表现一个认识过程时，可按由浅入深、由此及彼、由表及里的顺序安排，或者按由宏观到微观的逻辑次序依次排列；四是当反映因果关系时，一般按先因后果的次序排列，只有当特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再讲原因。例如：

（1）党的纪律处分有五种：警告、严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、留党察看、开除党籍。（句中的处分等级由轻到重排列。）

（2）市委、县委和乡党委都对这个村的水产业发展给予了大力支持。（句中的机构级别由高到低排列。）

（3）国债券的面值分为10元、20元、50元、100元、500元、1000元。（句中国债券的面值由小到大排列。）

（4）破坏火车、汽车、电车、船只、飞机，足以使火车、汽车、电车、船只、飞机发生倾覆、毁坏危险，尚未造成严重后果的，处三年以上十年以下有期徒刑。（句中交通工具的顺序按陆、海、空的顺序依次排列。）

（5）××实业集团通过考察、讨论、洽谈，决定与美国威尔逊公司合资新上一条石材全自动生产线。（句中工作的过程按活动进程的顺序排列。）

（6）记者受新华社派遣，于4月11日至5月15日到上海、浙江、广东、重庆、四川、陕西等地进行了电子商务开展情况的调查采访工作。（句中活动地点按活动空间从东至西依次排列。）

2.句子成分前置

改变句子成分的语序，可以增强语句的表达效果。在不违反语法规则、不改变语义关系的前提下，将公文中一部分定语、宾语、谓语、状语等成分提前，可以突出或者强调语句中的某一成分，给人以更强烈、更深刻的印象。例如：

（1）各地区、各部门不得开展涉及用地标准的达标评比活动。有悖于节约集约用地原则的，要坚决停止。（定语前置，特别强调“有悖于节约集约用地原则”。）

（2）这一血的教训，全体同志都不要忘记。（宾语前置，突出“这一血的教训”。）

（3）扶贫开发工作已经进入最艰难的攻坚阶段。必须清醒地认识到，负责此项工作的全县各级领导干部！（谓语前置，强调对“扶贫攻坚阶段”认识的重要性。）

公文写作中，介词结构运用频率较高、使用范围较广，常常在句子中做状语。为了避免句子中状语太长而影响阅读和理解，或者为了追求更好的表达效果，突出强调中心词语，介词结构常作为单独成分提前，以强调目的、依据、原因、对象、范围、方式、方法等内容。如用“根据……”、“据……”、“按……”、“按照……”、“遵照……”、“经过……”等构成的介词结构表示依据；用“由于……”、“鉴于……”、“为了……”等构成的介词结构表示原因；用“以……为”、“以……相”、“以……而”、“为……而”等构成的介词结构表示方式、行为；用“把”、“将”等介词还能把宾语提置于动词谓语之前，以强调行为结果或行为方式，等等。介词结构的句式稳定，语气庄重，表达的内容明确，范围确定，表述周密，便于受文者理解和处理公文。介词结构前置，可以将结构复杂的句子变得更加简单，有助于避免出现语句歧义或语意不明的现象。例如：

（1）经过十几年的扶贫开发，贫困地区的社会和经济条件已经有所改善。（“经过”引出的介词结构前置）

（2）为坚决纠正这些错误做法，维护个体工商户的合法权益，经省人民政府同意，特作如下通知……（“为”、“经”引出的介词结构前置，清楚地说明制发通知的原因和依据。）

（3）按照合理布局、经济可行、控制时序的原则，统筹协调各类交通、能源、水利等基础设施和基础产业建设规划，避免盲目投资、过度超前和低水平重复建设浪费土地资源。（“按照……原则”来统领后面两个分句，表示“统筹……”和“避免……”的依据，使语句更简明。）

（三）句式选用妥当，富有表现力

为了精确表意，公文中通常选用陈述句与祈使句、主动句与被动句、长句与短句、单句与复句、整句与散句等句式。

1.陈述句与祈使句。

公文中多用陈述句和祈使句，不用或者少用疑问句和感叹句，这样有助于准确表意。陈述句用于客观而明确地从正面或反面陈述事实，说明问题，提出意见，表达看法；祈使句则用于提出要求和希望，明确行为规定，说明行动方案或禁止行为要求，明确是非界限。公文中的祈使句又以无主句为主。这是由于公文有定向表述的特点，一些意愿的发出者、情况或问题的发现者以及进行工作活动的行动者往往是不言自明的，或者是在上下文中已经表达明白了的，或者是泛指的人或事物，或者是在语境中已经确定了的，因而一旦由其做主语，可以省去。无主句的选用，有助于公文语言表达的简洁，使公文具有严肃性、权威性的特点。一般来说，请报类公文多用陈述句式来表达，领导类公文中则大量运用祈使句尤其是无主句来表达。例如：

（1）到2015年，农村人居环境和生态状况明显改善，农业和农村面源污染加剧的势头得到遏制，农村环境监管能力和公众环保意识明显提高，农村环境与经济、社会协调发展。（陈述句）

（2）维护农民环境权益，加强农民环境教育，建立和完善公众参与机制，鼓励和引导农民及社会力量参与、支持农村环境保护。（无主句）

2.主动句与被动句。

如果要强调动作、行为的发生者，就选用主动句；如果要强调动作的对象、行动的承受者，则采用被动句。公文常用于各类社会组织之间布置工作、提出请求、联系业务、沟通信息，因而多用主动句。主动句与被动句中还常使用一些标志词语，如“将”、“把”等介词常用于主动句，“被”、“为”等介词常用于被动句。要注意正确选用句式，尤其是选用被动句时要立足于它的表意功能，把握其使用的语境，如为了说明或强调、突出受事者，或者为了统一前后分句的叙说角度、贯通语义、使句子更加紧凑等情况时选用被动句，但注意不要滥用被动句。

（1）十月底，我厂已完成全年的生产任务。（主动句）

（2）党中央、国务院高度重视农村环境保护工作。（主动句）

（3）凌晨5点，犯罪嫌疑人被抓获。（被动句）

3.长句与短句。

长句和短句要根据公文不同内容的表达需要来灵活选用。长句的突出特点是附加成分长（如修饰语较长，或插入语较长，或包含几个并列的主语、谓语或宾语，或有“公用”成分），而且其结构层次复杂，具有容量大、叙事具体、语义精确，说理严密、节奏舒缓的功能。长句可从各个方面、各个角度对被表述的对象、内容进行限定，以突出表达重点，使对事理的述说明确。短句的特点是短小精悍、生动活泼、结构简明、节奏紧凑。公文中阐发道理，说明事物的性质、状态等时，多用长句；表示命令、要求、禁止和希望等时，则多用短句。

（1）邓小平同志视察南方发表重要讲话，精辟地分析了当前国际国内的形势，科学地总结了十一届三中全会以来党的基本实践和基本经验，明确地回答了这些年来经常困扰和束缚我们思想的许多重大认识问题。（长句，“分析……形势”、“总结……经验”、“回答……问题”三个结构相同的并列分句分别明确地说明了“讲话”的主要内容，简洁清晰。）

（2）必须从严控制城市用地规模。（短句）

（3）北京的交通运输能力不断增强。（短句）

为了增加公文信息表达的包容力，有时修改公文时也需进行长句与短句的转换。长句转换为短句时，要注意所改短句之间的逻辑顺序，主要办法如下：一是“提取主干”，将长句中的基本结构抽取出来单独成句；二是将长句中较多或较长的修饰限制成分剥离出来，将其改成分句或使其单独成句，不能抽出来的修饰限制成分与句子主干合在一起另成一句；三是把联合成分拆开，重复与联合成分直接相配的成分，形成排比句式。短句转换为长句时，则要首先分析、了解几个短句表达意思的共同点，理清短句间的层次关系，定出要组成的长句的主干，依据代词或某些关联词语提示的语义关系、成分对应关系，把一些语句的信息进行结构变形或者同类信息合并，以联合短语的形式组成并列式主干成分或者变成长句中主干的修饰成分。例如：“城市规划要遵循以下四个原则：一是循序渐进的原则，二是节约土地的原则，三是集约发展的原则，四是合理布局的原则，并按照上述原则来科学确定城市定位，设计城市功能目标，控制城市发展规模，增强城市综合承载能力。”这是几个短句，前五个短句均在说明原则，可将其主干提炼出来作为并列成分修饰限制中心词“原则”，接下来的三个短句说明根据原则要“确定”的对象，可以整合为三个并列对象，因此，短句改为长句：“城市规划要按照循序渐进、节约土地、集约发展、合理布局的原则，科学确定城市定位、功能目标和发展规模，增强城市综合承载能力。”前一长句显得翔实具体，后者显得凝练郑重。

4.单句与复句。

单句只有一套句子成分，即只能有一个主谓结构（主谓句）或非主谓结构（非主谓句），而复句有两套或两套以上的句子成分。复句的构成方式有两种：一是把两个或两个以上的分句按一定的次序直接组合起来，成为一个复句；二是借助关联词语把两个或两个以上的分句组合起来，成为一个复句。公文中多用单句，旨在言简意赅、通俗易懂，便于理解执行；如需要表述的事理过于复杂，也可用复句。公文中使用频率较高的有表示目的、原因、条件、递进、并列等形式的复句。

公文写作时要正确使用单句和复句来准确表达内容。一般情况下，复句的分句在结构上具有相对独立性，各个分句互不包含，互不作句子成分，而单句在结构上相互包含，互作句子成分；复句的关联词语连接的前后两部分是句子，而单句连接的只是句子成分；复句中间一般用逗号隔开，而单句中间虽用标点隔开，但往往采用句子成分共用的方法组成较长的单句，如几个并列谓语同时陈述一个主语，或者几个并列主语同时共用一个谓语，或者几个宾语共用一个主谓结构等。例如：

（1）这次鉴定工作的一个明显特点，就是几乎在每一个环节上都采用了新技术、新方法，充分体现了开拓创新的精神。（单句，一个主语是“特点”，谓语是“是”、“体现”。）

（2）各级政府要大力加强社区卫生服务站点的建设，积极开展以疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育和计划生育技术服务等为主要内容的社区卫生服务，方便群众就医，不断改善社区居民的卫生条件。（尽管句子较长，但仍是一个单句，句中“开展”、“方便”、“改善”做谓语，共同陈述一个主语“各级政府”。）

（3）基地的建设与改革有力地促进了××大学的学风建设，增强了基地各学科的影响，发挥了示范辐射作用，有的基地还在全国产生了影响。（具有两套主谓结构的复句。前三个分句的主语是“建设与发展”，谓语是“促进”、“增强”、“发挥”；第四个分句的主语是“有的基地”，谓语是“产生”。）

（4）虽然我们在人力物力上投入很大，但是产生的社会效益也的确非常巨大。（用关联词“虽然……但是”连接的转折复句。）

（5）选派国家机关干部深入基层开展扶贫工作，不仅能够促进贫困地区的经济发展，改变贫穷落后的面貌，而且有利于机关干部了解国情民意，改变工作作风。（用关联词“不仅……而且”连接的递进复句。）

5.整句和散句。

整句，指结构相同或相似，字数大体相等、排列匀称整齐的一组句子。恰当使用整句可以使公文节奏和谐，语势畅达，语意互相映衬。整句多使用对偶句、排比句、对比句、反复句、顶针句、回环句，或者连续使用三字句、四字句、五字句、七字句等，有时也使用具有同一种关系的复句。整句形式整齐，音节和谐，气势贯通，表意强烈，体现了均衡美、整齐美，使用整句可以起到强调某种意义和加强语势的作用。

散句是结构不同、长短不齐的一组句子。散句参差错落，不拘一格，活泼自然，表意生动，富有变化，体现了参差美、变化美，使用散句可产生错综变化、抑扬顿挫、跌宕起伏的表达效果。例如：

（1）认真挖掘和提炼祖国传统文化中的有益思想价值……特别要对天下兴亡、匹夫有责的爱国传统，天地之间、莫贵于民的民本理念，以和为贵、和而不同的和合思想，革故鼎新、因势而变的创新精神，富贵不淫、威武不屈的高尚气节，扶正扬善、恪守信义的社会美德等，进行深入研究和阐发，并结合新的实践不断发扬光大。（句中使用一系列四字整句，音节整齐匀称，声调平仄相间，形成了和谐的音节，增强了语言的节奏感，读来朗朗上口，富有韵律美。）

（2）提倡重拎布袋子、重提菜篮子，重复使用耐用型购物袋，减少使用塑料袋，引导企业简化商品包装，积极选用绿色、环保的包装袋，鼓励企业及社会力量免费为群众提供布袋子等可重复使用的购物袋，共同营造节制使用塑料购物袋的良好氛围。（长短不一的一组散句，节奏变换，行文起伏，增强了语言的表现力。）

三、要素表达

公文正文中的一些常用要素，如时间、空间、数量、简称、引文等的表达要规范、准确，避免使公文内容产生歧义。

（一）时间、空间概念

时间概念的表达，通常要求准确地表达事物发生发展的某个确定的具体时间，要完整地表明年、月、日。尽量避免使用“本月”、“上年”、“上年以来”、“上月”、“上月以前”、“很久以前”、“有一天”等需要借助于其他时间概念才能准确理解的不确定的时间表述词语；正文中表达时间的公历世纪、年份（四位数字）、月、日、时、分、秒等均用阿拉伯数字，如“20世纪80年代”、“2008年10月1日”、“2008年8月8日上午9时30分”；表示时间起止范围时，可用浪线“~”连接，如“2007年~2008年”、“2008年1月~4月”；确实无法准确定位的模糊性时间、区间可用时间段和表示经常状态的词语来表达，如“近年来”、“近日”、“长期以来”等。

空间概念表达，是指对区域与位置的表达。区域表达需要加上行政区划的名称，位置表达常采用方位词、专有名词、指代处所的代词、非专指固定地方的处所词、名词加方位词构成的名词短语等实词表达，避免空间定位模糊不清。通常，在表述国内处所时，地名的专用名词第一次出现时应在此专用名词之前加上所属的行政区划省、市、县、区的名称，以准确地说明其地点；表示外国的处所时，须冠以标准的国家名称，国名、地名均应使用国家公布的标准名称，一般不使用别称，国名、地名不用简称。除有特殊需要外，公文中的空间概念均需精确表达，一般不使用“这里”、“那里”等代词，防止产生误解。

（二）简称的使用

公文中使用的缩略词必须是约定俗成或者为公众所认可并为其广泛接受的，如“四个现代化”、“三个代表”、“第三世界”等。

除公众公知、公认的规范简称之外，使用简称时应当首先标明全称，然后注明简称，并在其简称注文外加圆括号予以说明，例如：《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。

公文中机构名称使用简称的，应使用规范简称，如“中华人民共和国国家发展和改革委员会”的规范简称是“国家发展改革委”。无规范简称的，第一次出现时应当用全称，并在其后用圆括号加注（以下简称××××）。简称要表意明确，通俗易懂。

公文中表述地名时一律使用全称，如“成都”不可写成“蓉”，“广州”不可写为“穗”，“呼和浩特市”不可写为“呼市”，但在表示特定区域名称时，可使用习惯简称，如“京沪线”、“京津地区”。

使用国际组织的外文名称时，应当在其第一次出现时注明其准确的中文译名及简称或常用的英文缩写，如The Hongkong and Shanghai Banking Corporation Limited（香港上海汇丰银行股份有限公司，简称汇丰银行，英文缩写为HSBC）；使用国外或国际性组织外文名称的缩写形式时，应当在其第一次出现时注明其准确名称的外文全称形式，如NGO（Non-Government Organization，译为“非政府组织”）。

（三）人名、引文

公文中涉及各种人名及职务时，应用全称，如“中华人民共和国主席胡锦涛”、“教育部副部长×××”。表示职务时，应当准确表达，副职不得省略“副”字；当一人担任多项职务时，一般只列出与公文内容有关的职务；国外人员的姓名应以新华社使用的标准译名为准，如无标准译名，译名在公文正文中首次出现时应注明其外文名称，并注意公文正文中使用同一译名前后要一致；若干人物姓名并列出现时，应当按照职务高低、姓氏笔画等一定标准进行排序。

公文引用领导批示、公文、法律法规条文等各种材料时，应说明引用材料的出处。引用材料，一要准确，避免断章取义。直接引用时，要用引号将如实抄录的内容予以标注；间接引用时，要忠实原文原意。二要适当，要结合公文写作的需要适度引用材料，能说明问题即可，避免与公文衔接不畅，或牵强附会。三要规范，按照一定的顺序引用材料，如引用公文内容，应当按照发文单位、发文时间、标题、发文字号的顺序进行，如“你公司××××年×月×日《关于××××的函》（××发〔2008〕6号）收悉”；如引用法律法规条文，一般应当按照法律法规的名称、章、节、条、款、项的顺序进行；引用外文时应当注明其中文含义。

（四）标点符号的使用

标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。规范使用标点符号，有助于准确地表达公文语意，避免产生歧义。例如：一份购买一批优质羊皮的合同，购方对羊皮的质量要求是：四平方尺以上，无剪刀斑（刀伤痕）。在购销合同中写为：“羊皮大小在四平方尺以上、有剪刀斑的属于不合格产品”。结果销方轻易地利用了合同中的失误，卖给购方的尽是四平方尺以下的劣质羊皮，这宗交易中产品的优劣差价数十万元，给买方造成重大经济损失。句中将逗号误用为顿号使“四平方尺以上”与“有剪刀斑”二者成为并列关系，如果将句中顿号改成逗号，销方便无空子可钻了。

（五）数量概念的表达

数字有基数、序数、分数、倍数、概数等几种类型。不同的数字有其不同的特点和使用范围，在公文写作中要求数字表达规范，统一严谨，限定准确。在同一公文中，同一类数字的表达应前后保持一致。

公文中的数字表达，可分为阿拉伯数字与中文数字两种。中文数字分为大写和小写，中文大写数字“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾”的小写形式为“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”。

1.公文中使用阿拉伯数字的情况

（1）表示物理量，如表示重量、长度、高度、宽度、面积、体积等各种计量的数字等，必须用阿拉伯数字，例如：2358kg、3000米、58800元、190mm、90m2等。非物理量（金额、人数等）一般也应用阿拉伯数字，例如：86人、400美元、63岁等。表示若干万、若干亿的整数，可用“万”、“亿”为单位和阿拉伯数字并用，如写成“10万”、“24亿”。

（2）具有统计意义的数值，如统计表中的正负数、小数、百分数、比例等，必须使用阿拉伯数字，例如：“收益率约为百分之五十”的百分数应改写为“50%”。

（3）公文字号使用阿拉伯数字。如“××字〔2008〕36号”。

（4）表示时间概念的数字使用阿拉伯数字。如“会议时间拟定于2008年8月16日下午2：30”。

2.公文中使用中文数字的情况

（1）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字，例如：五讲四美三热爱、七上八下、四分五裂、第四季度、二氧化碳、“十一五”规划等。

（2）正文陈述中的分数表达应用汉字，如“四分之三的人表示赞同”，其分数不能写成“4分之3”；相邻数字表示概数，或者用“几”、“左右”、“上下”、“约”等表达约数的，一般使用汉字，例如：

房间里有六七个人在开会。

教室能够容纳五十人左右。

从威海到青岛开车约四小时。

（3）公文中需表达中国干支纪年、夏历月日、清朝及其以前的历史纪年、非民族性公历纪年，应使用汉字，并用阿拉伯数字括注公历，例如：八月十五中秋节、正月初四、清咸丰十年九月二十日（1860年11月2日）。

（4）含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组等要使用汉字，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。例如：五四运动、七七事变、十一国庆节、“一·二八”事变、“一二·九”运动等。

（5）整数一到十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中可以使用汉字，但也要注意上下文体例的一致性，例如：五种类型、六个百分点、八条意见、二百、三千等。

（6）国家行政机关的特殊规定：“成文时间”、“部分结构层次序号”应使用汉字小写数字，例如：二〇〇×年八月十五日，一、二、三等。

此外，公文中引用法规中的章、节、条、款、项、目的时候，按照原法规中所用的数字，原文用汉字的引用时就用汉字；原文用阿拉伯数码的引用时就用阿拉伯数码。

3.数字表达确切，含义明确

（1）概数词语的使用要明确，表述“以上”、“以下”、“以内”、“不满”、“不到”、“低于”、“小于”、“少于”、“大于”、“多于”、“超过”等与数字密切相关的词语时，应注意与数字的含义相符合，明确界定是否连同本数在内，如表述为“三天以上（不包括三天）”或者“三天或三天以上”；或者给出明确界定，如：“本条文中凡用‘以上、以内’词语表述时，含该数字本身；凡用‘超出’、‘低于’、‘小于’、‘大于’词语表述时，不含该数字本身。”

“左右”、“上下”等词语应在基数之后，“约”、“近”等词语则在基数之前；一个句子中只应使用一个表示概数的词语，否则会造成混乱。

（2）数字用于限定成分时，应放在限定的对象之前，以免引起读者歧解，如“××××单位拥有三套使用面积为350m2的高级套房”，其中“三套”和“350m2”难以理解，是三套房的总面积一共“350m2”，还是三套中每一套的面积均为“350m2”，表达不清，易生歧义，如改为“××××单位拥有使用面积共350m2的三套高级套房”，数字限定就清楚明了了。

（3）公文中出现的概括性数字应与各部分数字相符，即文中表达总和的数字，应与所概括的各部分数字相符合，总数应是各部分数字之和。

（4）公文中使用“提高”、“增加”、“增长”、“上升”、“扩大”、“减少”、“降低”、“下降”、“缩小”等词语时，要明确是否包括本数在内，严格区分这些词语含义的差别；公文中涉及分数、小数、百分数时一般可以互换，但关于“减少”、“降低”、“下降”、“缩小”等的表述则不能使用倍数，但可使用百分数或分数。

与数字表述有关的容易出错的一些词语，使用时要特别注意辨析其含义与用法：

【实现】与【完成】：“实现”多用于利润、税收、产值等与效益有关的内容，如“某厂去年实现利税380万元”。“完成”多用于产量、销量、收购量等任务性很强的事物，如“钢锭生产完成××万吨”，但不能说“实现××万吨”。在比值的表述上也是一样，如可以说“完成年计划的121%”，而一般不说“实现年计划的121%”。“实现”的数字单位一般是货币单位名称，“完成”的数字单位可以是货币单位名称，也可以是吨、米、片、张等计量单位名称。

【达】与【为】：与效益、任务有关的数字都可以用“达”和“为”表述。区别在于：前者带有一定的情感倾向，而后者没有。如“该厂去年利润达1000万元”，表示该数字较大，显得很重要。“为”字是中性词，不带有感情色彩。如“××国民经济总产值为312亿元，今年达431亿元”，如果将这句话中的“达”和“为”调换位置，其感情倾向就不同了。

【到】与【了】：在表述数值的变化时，“到”是包括基数在内的数值，而“了”则表示在原来的基数上净增的数值。如“人均收入增加到（了）1000元”，用“到”指现在就是1000元，用“了”表示在原来基数上净增了1000元。用于比值时也有区别，如“降低到80%”，即定额是100，现在是80；“降低了80%”，即定额是100，现在是20。

【倍】与【番】：数量增加一倍，或翻了一番，都是说增加了100%。但“番”是按几何级数计算的，“两番”的数值比“两倍”多一倍，而且翻的番数越多，与同样多的倍数的量值距离就越大。

【一半】与【一倍】：“多一半”是指比原额多出50%，如原额是1，总额就为1.5；“多一倍”是指比原额多出100%，如原额是1，总额就为2。但在表述数量的减少时，不得使用倍数，如“技术革新后燃油单耗量由原来的82公斤降低到43公斤，节约燃油近一倍。”这句话中的“一倍”应改写为“一半”。

【同比】与【环比】：同比是与历史同时期比较，如2008年9月与2007年9月相比称为同比。环比是与上一统计段比较，如2008年9月与2008年8月相比称为环比。常用于比较说明某一对象发展速度的经济统计指标。一般同比与同比相比较，环比与环比相比较，而不能拿同比与环比相比较；为系统反映某一事物的发展趋势，往往要把同比与环比放在一起同时进行对照。例如：“今年二季度国内市场钢材价格同比下降0.8%，5月份环比价格上涨1.5%”，其中，同比下降0.8%是与去年二季度相比较的结果，环比价格上涨1.5%是与今年4月份相比较的结果。

【百分点】与【百分率】：在百分数与百分数之间进行比较时，两个分子的差是百分点，如把10%和15%相比较，我们就可说后者比前者多了5个百分点。把两个数的比值用百分数的形式来表示，这种比率关系就是百分率，如1/5用百分率表示就是20%。