第1章 初识中文版Office 2016
Microsoft Office 2016提供了一组非常全面的应用程序，其中的每个应用程序都是针对特定的工作设计的，是完成相应任务的最佳工具。
本章将简要介绍Office 2016中包含的各个应用程序，并讲解在开始使用这些应用程序时需要掌握的技能。
1.1 初识Office 2016应用程序
Microsoft Office提供的应用程序可满足特定的工作和应用任务。在后文将介绍使用哪种Office应用程序可以创建文本文档、操作数字、展示想法，甚至与他人沟通。
Microsoft公司提供了不同版本的Office软件套装，包括家庭学生版、家庭商务版和专业零售版。另外，Office 365订阅服务的一些计划将包含Office软件不同版本的许可副本，包括Professional Plus版本，其版本随订阅的不同而不同。每个版本中包含的Office程序组件都不相同，但所有版本都包含Word、Excel和PowerPoint。因此，用户安装的Office版本中可能没有包含本章或后续章节中介绍的某些程序。
本书主要介绍Office 2016专业版中的Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、Publisher和OneNote应用程序。
1.1.1 Word
在Office 2016中，Word可以实现实时的多人合作编辑，合作编辑过程中，其他人输入的内容能够实时地显示出来。
一直以来，Word都是最流行的字处理程序。作为Office套件的核心应用程序之一，Word提供了许多便于使用的文档创建工具，同时，也提供了丰富的功能集，用于创建复杂的文档。哪怕Word只应用一点文本格式化和一幅图片，也可以使简单的文档变得比只使用纯文本更具有吸引力，如图1-1所示。
图1-1
Word并不是只能使文档变得美观，它提供的功能还可以方便地增强文档文本，并创建出页眉、页码、注释和公式符号等复杂元素。在后续章节中将详细讨论Word的强大功能，其中包括以下4种功能。
◎ 模板：模板就是起始文档，提供了文档设计和文本格式等。
◎ 样式：通过设置提供的文本的应用格式设定组合，可将这种格式保存为一种样式，以便以后或其他文本应用此样式。
◎ 表格：添加表格后，可以通过行和列组合成网格，并组织网格文本，对这些文本应用整洁且漂亮的格式。
◎ 图片：可以在文档中添加各种类型的图片，使用SmartArt功能创建如图1-2所示的SmartArt的某些布局，甚至允许插入图片。
图1-2
1.1.2 Excel
Excel是微软公司的办公软件Office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的计算机而编写和运行的一款试算表软件。Excel是微软办公套装软件的一个重要组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计、分析和辅助决策操作，广泛应用于管理、统计、财经、金融等众多领域。
在Excel 2016中，通过创建公式来指定计算的值和计算中使用的数学运算符，可以完成计算。Excel还提供了函数，即用来执行较复杂计算的预设公式。Excel不只提供了帮助创建公式和检查公式错误的工具，还提供了许多数据格式化选项，可以使数据更专业、更便于读取。本书后面的章节会详细介绍Excel核心知识，其中包括以下5种功能。
◎ 工作表：在每个文件中，可以在多个工作表之间划分和组织数据。
◎ 范围：为工作表中一段连续的区域命名，然后就可以通过该名称选择区域，或者在公式中使用该命名，能节省许多时间。
◎ 数值和日期值格式：可通过应用数值格式来告诉Excel如何显示某个单元格内容，例如显示多少位小数，是否包含百分号或钱币符号，还可以设置日期格式来显示数据。
◎ 图表：通过在Excel中创建图表，可将数据转换为富有意义的图像。Excel提供了几十种图表类型、布局和格式，以最清晰的方式展示结果。
◎ 专用数据格式：Excel提供了“条件格式”功能，可以根据选中单元格中的公式的结果或单元格内容对其应用特定的格式，如图1-3所示。
图1-3
1.1.3 PowerPoint
PowerPoint是一种幻灯片制作和播放工具，使用它制作的演示文稿，可用于学术交流、产品展示、工作汇报、情况介绍等。如图1-4所示为创建的PowerPoint幻灯片。通过这种幻灯片的方式，可将要传达的消息划分成更便于受众理解的信息块。
图1-4
本书后面的章节中将介绍如何创建基本的演示文稿结构，如何在幻灯片中添加信息，以及如何使用PowerPoint的其他功能来增强效果，其中包括以下4种功能。
◎ 布局、主体和母版：PowerPoint的这些功能控制着幻灯片中显示的内容、这些内容的编排方式以及所有幻灯片的外观，可快速地重新设计幻灯片或整个演示文稿。
◎ 表格和图表：类似于Word和Excel, PowerPoint允许通过行和列组成的网格安排信息，获得整洁美观的效果。另外，PowerPoint可使用Excel来显示图表数据，所以在Excel中学习的图表技能有助于在PowerPoint中更便捷地使用图表。
◎ 动画和切换：在幻灯片中显示文本或其他项时，可以使它们以特殊方式显示。除了给对象应用动画效果外，还可以应用切换效果，使整个幻灯片以特殊方式显示和消失，例如溶解和擦除。
◎ 实时演示：PowerPoint提供了几种不同的方法来自定义和控制演示文稿在屏幕上放映时的外观。
在本书后面的章节中，用户可以看到以上讲述的各种功能和效果。
1.1.4 Access
Access是Office系列软件中用来专门管理数据库的应用软件。所谓数据库，是指经过组织的、关于特定主题或对象的信息集合。数据库管理系统分为两类，即文件数据库管理系统和关系型数据库管理系统。Access应用程序就是一种功能强大且使用方便的关系型数据库管理系统，一般也称关系型数据库管理软件。它可运行于各种Windows系统环境中，由于它继承了Windows的特性，不仅易于使用，而且界面友好，如今在世界各地广泛流行。它并不需要数据库管理者具有专业的程序设计水平，任何非专业的用户都可以使用其创建功能强大的数据库管理系统。
Access 2016的基本界面如图1-5所示。在后面章节中将介绍Access数据库的使用。
图1-5
1.1.5 Outlook
Outlook也是Office套装软件的组件之一。Outlook的功能有很多，可以用其收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务，具体的介绍和详细操作将在后面的章节中给出。如图1-6所示为Outlook的基本界面。
图1-6
1.1.6 Publisher
Office套装软件中的Publisher是微软公司发行的桌面出版应用软件。它常被人们认为是一款入门级的桌面出版应用软件，能够提供比Word更加强大的页面元素控制功能，设计宣传册或海报时可以选用它来进行辅助，但比起专业的页面布局软件，还略逊一筹。如图1-7所示为Publisher的基本界面。
图1-7
提示
文档和出版物之间的界限常常十分模糊，一般可以认为“文档”是使用家中或办公室中的个人打印机打印出来的东西，而“出版物”通常是专业打印的结果。例如，一般都不会使用Word来设计要进行专业打印的宣传册，因为许多打印要求更详细的页面设置和设计功能，此时使用Publisher可以满足要求。
1.1.7 OneNote
OneNote是一套自由形式信息获取以及多用户协作工具。OneNote常用于笔记本或台式机，但更适合用于支持手写笔操作的平板电脑，在这类设备上可使用触笔、声音或视频创建笔记，比单纯使用键盘更方便。
OneNote可以作为一种电子剪贴簿，用来记录与具体活动或项目有关的笔记、参考资料和文件。当需要用到某个主体或特定项目相关的材料时，可以直接翻到与其相对应的笔记本选项卡。如图1-8所示为初次运行OneNote的基本界面。在后面的章节中将对OneNote进行详细介绍。
图1-8
1.2 启动应用程序
启动某个Office的应用程序时，程序及其工具将加载到计算机的内存中以供使用。
下面将介绍Office 2016安装在Windows操作系统中之后，如何运行Office软件，具体的操作步骤如下。
01 单击桌面左下角的Windows图标
，弹出“开始”菜单。
02 选择“所有程序”命令，进入“所有程序”菜单。
03 选择Microsoft Office，在子菜单中可以选择需要的应用程序；只要确定安装成功，就可以在“所有程序”子菜单中找到。
1.3 关闭应用程序
一些Office的应用程序允许在任意时刻打开多个文件。所以，必须关闭所有文件后，才能关闭应用程序。关闭应用程序的方法有以下3种。
方法一：按Alt+F4快捷键，对应用程序中每个打开的文件重复这个操作。
方法二：选择程序左上角的“文件”菜单，然后从中选择“关闭”命令，对应用程序中每个打开的文件重复这个操作。
方法三：单击文件右上角的
（关闭）按钮，表明希望关闭程序，对应用程序中每个打开的文件重复这个操作。
如果看到如图1-9所示的对话框，说明还没有保存对文档所做的修改。单击“保存”按钮以保存修改。
图1-9
1.4 查找文件
在计算机的硬盘上进行搜索来查找所需的文件，会浪费很多宝贵的时间。
使用Office应用程序的“打开”对话框可以搜索文件。打开创建的某个文件的应用程序，其具体操作步骤如下。
01 选择“文件”|“打开”命令，显示如图1-10所示的面板。
图1-10
02 在面板中单击“浏览”按钮，弹出“打开”对话框，在该对话框中可以单击左侧列表中的“计算机”，如图1-11所示。
图1-11
03 在右上角的“搜索文档”文本框中输入文档名称，即可查找出相应的文件和文件夹，如图1-12所示。
图1-12
04 搜索到文档后并将其选择，单击“打开”按钮，即可打开搜索到的文档。
提示
如果希望在Office应用程序的外部搜索，可以按键盘上的Windows+F快捷键，即可弹出搜索面板，输入相应的名称后按Enter键，即可搜索相应的文件名称，搜索的结果将在视口中显示。
1.5 获取帮助信息
有些程序的用法可能不容易立刻明白，而且因为Microsoft Office 2016应用程序的界面经过重新设计，在尝试使用不熟悉的功能时，使用起来可能会感到困惑。如果身边没有一本书，可以求助另一种资源——当前应用程序的“帮助”系统。
在标题栏下方选项卡的后面有一个
（操作说明搜索）栏，这也是Office 2016的新增功能，在其中输入需要查找的信息后按Enter键，出现帮助窗口，如图1-13所示。
图1-13
也可以输入搜索信息，搜索相应内容，如图1-14所示。
图1-14
1.6 本章小结
本章介绍了Microsoft Office 2016软件中包含的应用程序，后面的章节将对这些应用程序进行详细的讨论。本章除了介绍Office常用应用程序的功能外，还介绍了Office的启动和关闭应用程序。另外，还介绍如何查找需要的文件和如何获取帮助信息。通过对本章的学习，希望用户能够掌握Office中应用程序的常用功能。