2.1 快速入门指南

针对预备知识不足的入门用户，本章首先提供精简的操作入门指南，帮助入门级读者提高操作效率，实现快速进阶。

数据系列是图表的核心，本书的多数图表实例均需采用多次添加数据系列的方法制作，这些数据系列可能作为绘图数据，在图表中展现为图形对象，也可能仅作为被隐藏的辅助数据使用。因此，本节所列的入门操作都和数据系列有关，对于习惯通过菜单引导界面添加数据的用户，建议遵循并适应本章给出的数据系列快捷操作方法。这些操作包括在现有图表中追加数据系列、追加数据点等，使用快捷方式将大幅提高效率并减少数据操作错误。

理解数据系列

单击Excel图表内的任意数据系列，公式栏内会显示和单元格公式类似的“系列公式”。和普通单元格公式的不同在于，系列公式无法在单元格中写出，也不可使用工作表函数。图表数据系列公式的结构形如：=SERIES（系列名称，分类标签，系列值，顺序，大小）。

各参数的具体说明如表2-1所示。

表2-1中所用的名称经常被混淆，为简化理解，本书统一用X代表“分类标签”、用Y代表“系列值”，该约定也符合一般坐标系图表的设定规范。在大多数二维图表中，一个数据系列由一个X（横轴）和一个Y（纵轴）组成，即=SERIES（Y的名称，X，Y，顺序），其中，Y的名称和X均为可选项，仅第三项Y为绘图的必需项。在数据缺失的情况下，Excel用“系列1”“系列2”……标识Y的名称，用自然数1、2、3……标识X。X、Y及Y的名称在图表中具体的对应项如图2-1所示。

使用Tab键切换引用数据

对于习惯通过界面操作添加或编辑数据源的用户，编辑界面使用的是引用文本框，用户通常需要引用工作表中的数据区域作为X、Y或Y的名称。本书建议在引用数据时谨慎使用鼠标，而是使用Tab键在不同引用框之间快速切换，然后直接使用键盘快捷键选择数据源，这样可大大减少鼠标操作导致的各类引用错误。

快速添加数据系列

除通过界面引导外，Excel图表还支持对数据系列的快捷操作，包括用鼠标拖曳数据区域及复制粘贴的方式。本节介绍的快捷操作是极为高效的一种方式，可实现向图表中添加新的数据系列、在现有数据系列中追加数据点及整体复制粘贴数据系列等目的，基本操作步骤如下。

● 选择新数据所在的数据区域。

● 按Ctrl+C组合键复制数据。

● 激活目标图表后，按Ctrl+V组合键快速粘贴数据，或者在“开始”选项卡中单击“剪贴板”组中的“粘贴”下拉按钮，在打开的下拉菜单中选择“选择性粘贴”命令。为确保操作结果符合预期，建议使用后一种方法操作，在某些较复杂的情形下，仅后一种操作才可返回正确结果。

● 在打开的对话框中，选择正确的选项（参见表2-2）。

通过复制粘贴方法可一次性添加多个数据系列。根据上一节介绍的数据系列规范，待添加的数据需遵循“[X]，Y1，Y2…”排列规范，“[X]”说明X为可选数据，“Y1，Y2…”分别代表需要添加的多个系列。需要注意的是，不同的数据规范需要和“选择性粘贴”对话框中的选项相匹配，Excel未必能正确判断用户选定的数据中是否包含X、Y的名称等可选数据。

为了帮助入门用户更直观地理解复制粘贴方法所支持的数据组织规则，表2-2给出了不同的数据规范和“选择性粘贴”对话框中的选项的对应关系，表中的实例统一假设数据为纵向排列，即Y在列的方向，如数据为横向排列，则需要将“选择性粘贴”对话框中的“数值（Y）轴在”选项调整为“行”，其余选项不变。以图2-2为例，原图包含一个数据系列“恒生指数”，对应数据位于C列，如需将B列的“日经225”和D列的“Y3”加入其中，复制以下数据区域均为有效操作：

● A1：B29及D1：D29：其中，X在A列，B列及D列为Y值，B1和D1分别为两个Y的名称。

● A2：B29及D2：D29：不含Y的名称，包含X及Y。

● B1：B29及D1：D29：不含X，包含Y和Y的名称。

● B2：B29及D2：D29：不含X及Y的名称，仅含Y。

选择跨列数据

Ctrl+Shift+方向箭组合键可用于选择连续的行/列数据。对于跨列数据，先用Ctrl+Shift+↓组合键选择第1列数据，然后按住Ctrl键，用鼠标选择第2列的第1个单元格，再次按Ctrl+Shift+↓组合键完成跨列选择。对更多跨列数据的选择操作可以此类推。

复制上述数据后打开“选择性粘贴”对话框，确认选项和所复制的数据匹配即可。例如，对于第一个数据区域，需确认“首行为系列名称”及“首列中的类别（X标签）”复选框均被选中。

快速追加数据点

在某些情况下，我们需要向图表中已存在的数据系列追加数据点。追加数据点的规范和添加数据系列的规范相同，区别在于需在“选择性粘贴”对话框中将“添加单元格为”选项设定为“新数据点”。另外，在原系列的X为日期的情况下，追加数据点时通常需要提供所对应的X，数据点才可正确显示。除用于追加数据点外，该快捷操作还是一种高效率的绘图技术，将在后续章节中介绍。

复制系列

相同的数据可以用相同或不同的图形对象多次绘制于图表中，实现这个目的无须使用复杂的界面操作，直接选中需复制的数据系列，然后按Ctrl+C组合键，再按Ctrl+V组合键完成粘贴即可。此操作会导致该系列被绘制两次，在部分图表类型中，由于图形对象和原系列重叠，所以图表的显示不会有任何变化，可在“格式”选项卡下的“图表元素”下拉列表中查看新生成的同名系列。

一般来说，在图表中复制特定的数据系列通常有两个目的：一是将复制的系列用作辅助数据，用于在图表中生成一些诸如标签之类的自定义图表元素；二是为了实现特定的视觉效果。例如，对两个重复系列用不同的图形对象来展示，或者使用相同的图形对象但不同的视觉属性。例如，图2-3中包含线条和面积两种图形对象，对应的两个数据系列其实引用的是相同的数据源。为实现图2-3所示的效果，在复制粘贴后还需执行更改图表类型的操作。

查看图表中的数据系列

使用Ctrl+C和Ctrl+V组合键完成数据系列的复制之后，在图表激活状态下单击“格式”选项卡，再单击“当前所选内容”组中的“图表元素”下拉按钮，可查看所有的数据系列。此外，也可任意选择某个系列，在右击后弹出的快捷菜单中选择“更改系列图表类型”命令，在打开的对话框的下拉列表中会列出所有系列，如图2-4所示。此项操作仅适用于Excel 2013及之后的版本。建议使用早期Excel版本的用户升级软件，以获得更好的图表功能体验。

更改图表类型

前面已说明，多数可视化软件对图表类型的划分均以图表所使用的图形对象为依据。更改图表类型是本书图表实例制作过程的最常见操作之一，其实质是改变图表的的图形对象。

Excel允许更改整张图表内所有数据系列或其中特定数据系列的图表类型，视用户操作而定。如果选中图表中除数据系列外的任意图表元素，然后在右击后弹出的快捷菜单中选择“更改图表类型”命令，则此更改操作适用于整张图表。如果选中的是数据系列并在右击后弹出的快捷菜单中选择“更改系列图表类型”命令，则可在弹出的对话框中为图表中包含的各数据系列指定特定的图表类型。

选中图表中的任意数据系列进入“更改图表类型”对话框，在下方列表中可对各数据系列执行不同的操作。以图2-3所示的制作过程为例，图表中原有“恒生”折线系列，通过复制粘贴生成新的“恒生”系列，首先选中数据系列（图2-4，#1），然后在右击后弹出的快捷菜单中选择“更改系列图表类型”命令（#2），打开更改图表类型对话框（#3），在下方的系列列表中，利用新系列右侧的图表类型下拉列表框（#4），将图表类型由默认的“折线图”改为“面积图”（#5），然后单击“确定”按钮，即可实现面积和线条的组合显示效果。