1.3 办公自动化系统的要素、目标和技术核心

1.3.1 办公自动化系统的要素和目标

1.办公自动化系统要素

办公自动化系统组成要素有办公人员、技术工具、办公机构、办公制度、办公信息和办公环境六要素。

办公人员：在办公自动化系统中，办公人员按其在系统中的作用可以分为3类。第一类是信息使用人员，属于上层决策人员及中层管理人员，使用系统提供的信息进行科学决策或对决策的执行过程进行控制管理。第二类是使用系统的设备完成自己办公业务的人员，在办公活动中多数属于办事员和秘书层次。第三类是为系统服务的人员和提高系统效率的人员，如系统管理员、软硬件维护人员和训练有素的录入员。

技术工具：技术工具是指组成办公信息系统的各种设备和技术手段的总和。在技术手段中，用于实现本部门办公要求的各类软件占相当大的比重。硬件设备通常是按总体设计来购置和安装的，而软件一部分可以购置，另一部分则需根据不同部门的实际需要自行研制。这种需要的提出同办公人员特别是管理决策人员的领导业务素质密切相关。

办公机构：办公机构的设置和划分直接影响到办公自动化系统的总体结构。例如，行政机构可以按管理职能、管理区域、管理行业、服务对象进行划分。

办公制度：办公制度是指要建立的各项办公流程，部门中各个单位的业务范围和各层次办公人员的岗位责任制度。办公过程中有许多不确定因素必须由办公人员来解决。办公过程的制度化、规范化可以使许多办公活动实现自动化，这是办公自动化系统应具有的特殊功能。

办公信息：各类办公信息是办公自动化系统的工作对象。从信息处理的角度来看，办公活动就是对各类办公信息进行采集、存储、处理、传送和输出的过程。信息的类型有数据、文字、声音、图形和图像等。在组织办公机关中，文字类信息、计划和统计部门数据类信息是处理的主要对象。办公信息格式的标准化，是建立办公自动化系统的基础性工作。

办公环境：与本组织存在各种联系的社会组织，构成了办公的外部环境。外部环境作为组织机构之外的实体本来并不包括在系统之内，但它对系统的功能和运行给出了约束条件，因而也是办公自动化系统的一个组成要素。作为办公环境的社会组织，有的是上下级关系，有的是业务关系，也有的是服务与被服务的关系。

2.办公自动化系统目标

由于各个机关单位的业务和职能各不相同，因此对于办公自动化系统需求也存在差异。一般而言，机关办公自动化系统均以公文处理和机关事务管理为核心，同时提供信息通信与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应包括收发文审批签发管理、公文流转传递、政务信息采集与发布，以及档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等。总的来说，办公自动化系统应满足以下要求。

（1）提供电子邮件功能。信息是办公自动化、决策科学化的基础，电子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，可满足办公自动化系统最基本的通信要求。

（2）支持协同工作和移动办公。随着网络技术的发展，异步协作方式（如电子邮件、网络论坛等）和同步协作方式（如网络实时会议）正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们完全可以随时随地参与到协同工作中去，大大提高了工作效率。

（3）完整的安全性控制功能。办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。

（4）满足公文及会议程序要求。公文处理是办公自动化系统的主要内容，发文及收文的流转顺序必须严格执行国家规范。

（5）具有完善的档案管理功能。文件处理完成后要存档，完善的档案管理为查阅者提供方便，同时具有严格的权限控制。

（6）集成Internet。办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连，包括电子邮件、Web发布等，这不仅沟通了机关内外的信息，对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供以数据为核心的网络办公服务。

（7）系统界面友好，使用方便。一个成功的应用系统首先应该满足用户的基本需求，其次应是用户使用方便，才能充分发挥作用。

目前各级政府和很多企业都在为实现办公自动化系统而努力，但现有的成果仅仅是在某些环节、某些方面部分地实现了办公自动化系统的功能，与真正的办公自动化系统尚有差距，差距的根本在于应用系统对管理思想的理解和实现方面。

1.3.2 办公自动化系统的技术核心

随着计算机技术日新月异的发展，各种先进的开发工具不断涌现，开发和运行办公自动化系统的环境也各有不同，各有特点。

1.开发平台分类

目前，以数据为核心的流行网络办公自动化系统开发平台主要有以下3类。

（1）基于数据库管理系统的开发平台。

Fox Pro、VB、Delphi、PB等开发工具加上后台关系数据库（SQL Server、Oracle等）作为开发平台。

①优点：数据处理能力强，访问速度快，开发工具适用范围广。

②缺点：数据库系统不提供工作流控制、用户权限和用户安全的管理，其实现必须由软件工程师自己开发完成，不仅工作量大，而且实现和维护都非常困难；在通信手段、广域网方面支持不够，系统的可伸缩性和扩展性较差；对非结构化数据的表示和处理先天不足，限制了办公自动化系统的功能扩展。

（2）基于B/S结构和关系数据库结合的开发平台。

基于浏览器/服务器（Browser/Server，B/S）结构和关系数据库结合的方式，利用CGI（Common Gateway Interface，通用网关接口）、ASP（Active Server Page，活动服务器网页）等技术进行系统开发。

①优点：采用标准Internet技术，技术人员只需要开发和维护服务器端应用程序，而无需考虑客户端程序，大大降低了软件维护开销；该平台特别适合信息的查询和组织，用户只需熟悉浏览器操作即可，且界面一致、简单；易于与Internet上的其他系统结合，客户端只需装有浏览器即可访问系统。

②缺点：开发手段有限，数据安全性问题，对服务器要求过高，数据传输速度慢，对于复杂的工作流和权限设置等要求显得力不从心。

（3）基于群件的开发平台。

基于群件的开发平台是目前最流行的选择，主要的群件系统有Lotus公司的Domino/Notes和Microsoft公司的Exchange Server。

① 优点：系统提供了强大的安全和权限以及工作流管理机制，开发工具完备，开发周期短，稳定可靠；完善的通信手段和强大的非结构化数据支持能力，以及较好的系统可伸缩性和扩展性；程序和数据一般放在服务器上；对非结构化数据的表示和处理能力强大，特别是用于事务性处理时。

②缺点：处理结构化数据能力较弱，不擅长数据的计算、分析和统计，运行效率较低。

2.办公自动化系统使用的技术分类

就现在开发办公自动化系统的技术来说，主要集中分为三大类：基于C/S结构的应用程序开发，结合C/S结构和Web技术的复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。

（1）C/S（Client/Server，客户机/服务器）结构系统是传统的开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加入中间件的三层或多层结构。在办公自动化系统早期是标准的系统模式，但在特定的应用中无论是Client端还是Server端都还需要特定的软件支持。由于没能提供用户真正期望的开放环境，C/S 结构的软件需要针对不同的操作系统开发不同版本的软件，加之产品的更新换代十分快，已经很难适应百台计算机以上的局域网用户同时使用。随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公需要，在逐渐被取代。

（2）C/S+Web技术是为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定的局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好地解决。

（3）B/S（浏览器/服务器）结构系统采用动态网页技术，是一次性到位的开发，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式（如LAN、WAN、Internet/Intranet等）访问和操作共同的数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。特别是在Java这样的跨平台语言出现之后，B/S 架构管理软件更是方便、快捷、高效。加入办公自动化系统的开发理念，完全适应网络办公和移动办公需求，也是现代办公自动化系统的首选技术。

就B/S结构的开发，具体技术又有多种选择：JSP+Java EE、ASP+IIS、ASP.NET+Microsoft.NET Framework、PHP+Apache。这些技术各有其特点。

ASP优点：①无需编译；②易于生成；③独立于浏览器；④面向对象；⑤与任何Active X Scripting语言兼容；⑥源程序码不会外露。

ASP缺点：①Windows本身的所有问题都会一成不变地也累加到了它的身上。安全性、稳定性、跨平台性都会因为与Windows NT的捆绑而显现出来；②ASP由于使用了COM组件所以它会变得十分强大，但是这样的强大由于Windows NT系统最初的设计问题而会引发大量的安全问题，只要在这样的组件或是操作中一不注意，那么外部攻击就可以取得相当高的权限而导致网站瘫痪或者数据丢失；③由于ASP还是一种Script语言，所以除了大量使用组件外，没有办法提高其工作效率，它必须面对即时编译的时间考验，同时我们还不知道其背后的组件会是什么样的状况；④无法实现跨操作系统的应用，当然这也是微软的理由之一，只有这样才能发挥ASP最佳的能力，可是正是Windows限制了ASP，ASP的概念本来就是为能让系统运行于一个大的多样化环境而设计的；⑤还无法完全实现一些企业级的功能，即完全的集群、负载均横。

ASP.NET优点：①设计和实施简洁；②语言灵活，并支持复杂的面向对象特性。

ASP.NET缺点：数据库的连接复杂。

JSP 优点：①一处编写随处运行；②系统的多台平支持；③强大的的可伸缩性；④多样化和功能强大的开发工具支持。

JSP缺点：①与ASP一样，Java的一些劣势正是它致命的问题所在；②缺少系统性的资料；③速度慢。

PHP优点：①一种能快速学习、跨平台、有良好数据库交互能力的开发语言；②简单轻便，易学易用；③与Apache及其他扩展库结合紧密；④良好的安全性。

PHP缺点：①数据库支持的极大变化；②不适合应用于大型电子商务站点；③安装复杂；④缺少正规的商业支持；⑤无法实现商品化应用的开发。