2.1 采购计划概述
2.1.1 采购计划的概念
计划是管理的首要职能，任何组织都不能没有计划。所谓计划，就是根据实际情况，权衡客观需要和主观可能，通过科学预测，提出在未来一定时期内组织所要达成的目标以及实现目标的方法。换句话说是指管理人员对未来应采取的行动所做的谋划和安排。
采购计划是企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程及掌握物品消耗规律的基础上，对计划期内的物品采购活动所做的预见性安排和部署。
广义：指为保证供应各项生产经营活动的物料需要而编制的各种采购计划的总称。
狭义：指年度采购计划，即对企业计划年度内生产经营活动所需采购的各种物料的数量和时间等所做的安排和部署。
其中，何时、何处取得合适数量的原材料是采购计划的重点所在。采购计划就是购入原材料的预见性的安排和部署，因此对于整个采购运作的成败有非常重要的作用。
2.1.2 采购计划的分类
采购计划分物料采购计划、资金需求计划、采购工作计划三大部分（当然还有供应商开发计划、品质改善计划等，但这都含在采购工作计划里）。
2.1.2.1 物料采购计划
物料采购计划是采购人员依据公司的生产经营状况及生管部下达的物料需求计划拟定的，有季度、月度的采购计划。
2.1.2.2 资金需求计划
这是采购人员根据与供应商谈的付款期，统计到期应付的款项和采购人员预计临时需要的资金计划（如紧急物料、设备），相对不是很准确。也可以采用周计划来进行调控，使物料采购更为合理。
2.1.2.3 采购工作计划
采购工作计划分年度计划，即采购人员做一个在整个年度的一个工作方向的定位及要达成的成绩的展望，细分有月度计划、周计划（有的公司有季计划、月计划、周计划、日计划）。在这些采购相关的具体的工作计划中，要体现出采购人员在工作中做了哪些事儿（比如，供应商开发、不良物料处理、订单下达、付款申请、内部培训等）。
2.1.3 编写采购计划的目的
企业的采购计划要发挥作用，以达到如下的目的。
（1）预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断，影响产销活动。
（2）避免物料储存过多、积压资金以及占用存储空间。
（3）配合企业生产计划与资金调度。
（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。
（5）确定物料耗用标准，以便管理物料采购数量与成本。
采购计划作为采购管理的第一步，起到知道采购部门的实际工作、保证产销活动的正常进行和提高企业经济效益的作用。
2.1.4 编写采购计划的作用
俗话说得好：“好的计划是成功的一半”，制订一个合理的采购计划、对整个采购运作的成败有非常重要的作用。具体表现如下所述。
2.1.4.1 能有效地规避风险，减少损失
采购计划是面向未来的，企业在编制采购计划时，已经对未来因素进行了深入的分析和预测，能够做到有备无患，既保证企业正常经营需要的物料，又降低了库存水平，减少了风险。
2.1.4.2 为企业组织采购提供依据
采购计划具体安排了采购物料的活动，企业管理者按照这个安排进行组织采购就有了依据。
2.1.4.3 有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益
采购计划选择经营决策的具体化和数量化保证资源分配的高效率，对未来物料供应进行科学筹划，有利于合理利用资金，能最大限度地发挥各种资源的作用，从而获得最佳效益。
2.1.5 编写采购计划的基础资料
由于影响采购计划的因素很多，所以采购部门在拟定好采购计划以后，还必须与生产部门经常保持联系，并根据实际情况的变化作出必要的调整与修订，以保证维持企业正常的产销活动，协助财物部门妥善规划资金收支。通常在编制采购计划之前应掌握企业的年度销售计划、主生产计划、物料清单、库存记录卡、物料标准成本的设定及生产效率等。
2.1.5.1 销售计划
销售计划是各项计划的基础，年度销售计划是在参考上一年度本身和竞争对手的销售实绩，列出的销售量及平均单价的计划；即表明各种产品在不同时间的预期销售数量和单价。销售计划的拟订受到外部不可控因素和内部可控因素的影响。具体而言，外部不可控因素包括国内外的政治、经济、文化以及社会环境、人口增长、科技发展等因素的影响；内部可控因素包括企业的技术水平、厂房设备、原材料供应情况、人力资源和财务状况等。一个好的销售计划一定是符合组织自身的特点、适用于本组织发展现状的计划。要想制订准确的采购计划，必须依赖于对销售因素的准确预测以及对销售计划的准确制订。
2.1.5.2 主生产计划
主生产计划（Master Production Schedule，MPS）是确定每一具体的最终产品在每一具体时间段内生产数量的计划。这里的最终产品是指对于企业来说最终完成、要出厂的完成品，它要具体到产品的品种、型号。这里的具体时间段，通常是以周为单位，在有些情况下，也可以是日、旬、月。
在计划层次中，经营规划和销售与运作规划具有宏观性质，主生产计划是宏观向微观的过渡计划，物料需求计划是主生产计划的具体化，能力需求计划把物料需求转化为能力需求，而车间作业计划和采购作业计划则是物料需求计划和能力需求计划的执行阶段。
主生产计划是MRP的（Material Requirement Planning，物料需求计划）一个重要计划层次，主生产计划是关于“将要生产什么”的一种描述，它根据客户合同和预测，把销售与运作规划中的产品系列具体化，确定出场产品，使之成为展开MRP与CRP（Capacity Requirements Planning，能力需求计划）运算的主要依据。它起着承上启下，从宏观计划向微观计划过渡的作用。主生产计划在3个模块中起“龙头”模块作用，它决定了后续的所有的计划及制造行为。
为什么要先有主生产计划，再根据主生产计划制定物料需求计划？直接根据销售、预测和客户订单来制定物料需求计划不行吗？
应该看到，MRP的计划方式就是追踪需求，如果直接根据预测和客户订单的需求来运行MRP，则得到的计划将在数量和时间上与预测和客户订单需求相互匹配。但，预测和客户订单是不稳定、不均衡的，直接用来安排生产将会出现加班加点也不能完成任务或设备闲置导致很多人没有活干的现象，这恰恰是目前加工型企业的普遍现象，将给企业带来疲于应付的被动局面，而且企业的生产能力和其他资源是有限的，这样的安排也不是总能做到的。
通常主生产计划是根据客户合同（订单）和市场预测，把经营计划或生产大纲中的产品系列具体化，使之成为展开物料需求计划的主要依据，起到了从综合计划向具体计划过渡的承上启下作用。MPS最终将成为生产部门执行的目标，并成为考核工厂服务水准的依据。在MRP系统中，主生产计划是作为驱动的一整套计划数据，反映企业打算生产什么，什么时候生产以及生产多少。主生产计划必须考虑客户订单和预测、未完成订单、可用物料的数量、现有能力、管理方针和目标等，MPR的制订和执行过程如图2-1所示。
一般而言，生产部门是采购物料的使用者，他们在使用过程中的实践和技术经验可以为采购部门提供关于物料质量和生产进度方面的信息，采购部门通过对这些信息的处理，可以获得一个有用的、规划采购业务的工具。有了年度生产计划，就可以在正常的提前期内进行采购并获得有利的最终价格。同时生产计划是依据销售计划来制定的，而原材料的采购数量又是依据生产计划来定的。他们之间是一个信息互动、互为协作的关系。因此，要想制订准确的采购计划必须有一份准确的生产计划。
图2-1 MRP的制订和执行过程
生产计划=预计销售数量+预期的期末存货–期初存货
2.1.5.3 物料清单
生产计划只列出产品数量，而无法知道某一产品所用的物料种类以及数量多少，因此确定采购数量还要借助于物料清单。物料清单是由产品设计部门或研发部门制定的，根据物料清单可以精确地计算出每一种产品的物料需求数量。但在实际生产过程中，产品的规格、型号的变更非常频繁，物料清单很难随之及时调整，使得依此计算出来的所需物料与实际使用的物料在数量或规格方面不相符合，造成采购数量过剩或不足，采购规格无法及时获得，因此，要想制订准确的采购计划，必须依赖于最新、最准确的物料清单。
所谓物料清单就是用电子计算机读出企业所制造的产品构成和所有要涉及的物料，并用图示表达的产品结构转化成某种数据格式，这种以数据格式来描述产品结构的文件称为物料清单（Bill Of Material，BOM）。
物料清单是定义产品结构的技术文件，因此，它又称为产品结构表或产品结构树，如图2-2所示。在某些工业领域，可能称为“配方”“要素表”或其他名称。
图2-2 产品结构树
注意如下两点。
（1）物料清单表明了产品→部件→组件→原材料之间的结构关系，以及每个组装所包含的下属部件的数量或提前期。物料清单见表2-1。
（2）物料一词有着广泛的含义，它是所有产品、半成品、在制品、原材料、毛坯、配套件、协作件和易耗品等与生产有关的物料的统称。
物料清单，是描述某一成品由哪些原物料或半成品所组成，且说明其彼此间的组合过程。如图2-2所示，成品A，是由两个原料B，及一个半成品C所组成，而半成品C则是由二个原料D及三个原料E所组成。
依其组成关系，A为B、C的母件，B、C为A的子件；C为D、E的母件，D、E为C的子件。
如果A之上再无母件，A可称为成品，C为自制或委外的半成品，B、D、E则为采购件，采购件不可能是母件。
A对B、C，或者C对D、E的上下关系，称为单阶。如果对整个结构而言，上中下各阶，称为多阶或全阶。
表2-1 物料清单
2.1.5.4 设备维修计划和技术改造计划
设备维修计划是规定企业在计划期内需要进行修理的设备的数量和修理的时间和进度等。技术改造计划是规定企业在计划期内要进行的各项技改项目的进度，预期的经济效果，以及实现技改所需要的人力、物资费用和负责执行的单位。这两个计划提出的物料需求品种、规格、数量和需要时间，是编制物料采购计划的依据，采购计划要为这两个计划的实现提供保证。
2.1.5.5 基本建设计划和科研计划
基本建设计划规定企业在计划期内的建设项目、投资额、实物工程量、开工日期、建设进度以及采用的有关经济技术定额，这些都是编制采购计划的依据。科研计划规定企业在计划期内进行的科研项目。科研项目提出的固定物质需求是编制物料采购计划的依据，具有新、少、急、难的特点。
2.1.5.6 存量管制卡
若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量，存量管制卡如表2-2所示。
表2-2 存量管制卡
