第3章　文书印章管理实操

3.1　文书如何管理

通过公文的方式传达企业内外部重要信息是企业行政管理中重要的一部分。为了保证企业公文能准确传达信息，使公文内容能最大限度地发挥作用，行政部应做好文书管理工作。

3.1.1　明确文书撰写标准

（1）文书主旨确立标准

行政部文书人员在进行文书撰写工作前，应明确文书撰写的目的，了解为什么撰写文书，使确定的文书主旨正确、集中、鲜明，防止文不对题的现象出现。具体标准如图3-1所示。

对于文书主旨的明确，可从3个方面进行，具体如表3-1所示。

表3-1　明确文书主旨的路径

（2）材料的选取和使用标准

撰写文书使用的材料越多，在进行文书撰写时越游刃有余。但选材并非来者不拒，应保证所选取和使用的材料要真实、准确、典型、新颖。具体如图3-2所示。

为了更好地收集文书撰写材料，文书撰写人员可以从不同的角度去寻找合适的材料，具体可参考图3-3。

（3）文书结构安排标准

文章内部的组织构造是否完整，各部分的衔接是否严密，将会影响文书主旨表达的清晰度和准确度。因此，文书结构必须遵循图3-4中的标准。

文书结构的安排有其规律可循，为了快速完成文书撰写，可以套用固定模板进行，具体可参考表3-2。

表3-2　文书结构使用参考

（4）语言使用标准

文书撰写应采用规范化的语言，在一些规定的位置和表达中，应使用固定的语言，具体如图3-5所示。

（5）文书修改标准

从起草文书到最终定稿，往往要经历多次修改，“一稿成文”的可能性几乎为零，根据经验来说，好文章都是改出来的。对于文章的修改需要有的放矢，避免盲目修改。具体修改的范围可参考图3-6所示。

（6）文书格式关键要素

文书格式组成要素包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。关键要素的书写标准如表3-3所示。

表3-3　文书格式关键要素书写标准

（7）公文格式的排版和用纸

对于排版和用纸有统一的要求，作为文书必须清楚知道用纸、汉字排列、版面划分、版面排列的规格。规格清单如表3-4所示。

表3-4　公文格式的排版和用纸规格

（8）各类文书写作格式要求

文书写作不是创作，其书写有其规定的书写格式和要求。因此，文书写作应在规定格式内展现。表3-5～表3-20为各文类的写作格式要求。

表3-5　计划

表3-6　简报

表3-7　贺信

表3-8　慰问信

表3-9　感谢信

表3-10　表扬信

表3-11　建议书

表3-12　申请书

表3-13　总结

表3-14　报告

表3-15　请示

表3-16　贺电

表3-17　请柬

表3-18　欢迎词

表3-19　答谢词

表3-20　会议开幕词

3.1.2　规范文书收发管理

借助办公自动化系统（OA）管理文书收发工作已经成为目前提高企业文书收发管理效率的主要方式。但企业在使用OA系统前，需要对文书收发工作进行规范化，保证文书收发工作真正准确合理有效。

（1）文书收文管理

当行政部收到相关文件后，需要第一时间对文件进行签收和登记，而后将文件分送至相关部门批示和传阅，并明确承办部门。具体内容如表3-21所示。

表3-21　文书收文内容

接收公文时所使用的收文登记簿如表3-22所示。

表3-22　收文登记簿

为规范化管理文书收文工作，行政部可制定相应的管理制度对收文实施进行管理。下面为一公司的行政文书收文管理实施办法，仅供读者参考。

（2）文书发文管理

行政部根据不同的工作需要，向各部门发文，一般来说，在公司中涉及的发文类型包括10种。具体如表3-23所示。

表3-23　行政文书发文类型

规范化行政部文书发文操作能有效保证发文有迹可循，避免出现不必要的失误。下面为一公司的行政文书发文操作管理规范，仅供读者参考。

公文发放后，应填写公文发放记录表存档，以方便公文执行催办。具体表单如表3-24所示。

表3-24　公文发放记录表

3.1.3　加强公文执行督办

（1）公文执行催办检查

催办检查指对公文承办过程所实施的督促与检查的活动，促进公文效用尽快而有效地实现。催办工作应包括对收文拟办、批办及承办等各个环节的督促检查，催办工作通常是由本机关的文秘人员负责催办。

催办不仅仅指公文承办环节的催办，而是作为一项监督检查机制而设立的控制环节。具体的公文催办范围如图3-7所示。

根据其内容、对象、手段的不同，催办的形式可以多样，具体内容如图3-8所示。

（2）催办检查的工作事项

文秘人员要做好公文执行督办检查工作，具体内容如图3-9所示。

在进行文件督办时，可使用文件督办通知单，向相关责任人发出催办要求，具体表单如表3-25所示。

表3-25　文件督办通知单