1.1　电话邀约的流程

一个企业的HR要做的事很多，几乎所有人员调动的有关事项都需要HR来操作。对HR来说，最重要的一项技能就是与各级人员交流，因此一个称职的HR应该具备各项面谈技能。

对于HR来说，其最重要的职责之一就是为企业招聘优秀的人才，为企业发展提供源源不断的动力。招聘的时候，首先要做的一项交流工作就是电话邀约候选人前来面试。

1.1.1　电话通知的准备工作

企业的招聘期开始时，需要发布招聘信息、收集简历、筛选简历，并根据筛选出的简历中的联系方式逐一通知候选人。这些工作看似简单，实际需要做好充足的准备，才能将招聘工作顺利进行下去。那么在电话通知候选人前HR要做的准备工作有哪些呢？

第一，HR要理清自己的思绪，即要清楚电话邀约的目的和原则，并理清电话邀约的要点，包括确定邀约流程、计划邀约时间等内容。

◆电话邀约的目的：在较短的时间内，了解候选人的求职需求和岗位匹配度，并将面试的相关信息通知到候选人那里，完成邀约工作。

◆电话邀约的原则：电话邀约要遵循的唯一原则就是电话邀约一定要有结果，且结果要是唯一的，不能是含糊不清的。而邀约的结果只有两种，一是约定面试，二是邀约未成。

电话邀约的目的和原则看起来不值一提，但却是整个工作的核心，在进行电话邀约之前，HR一定要理清这些问题。当然，邀约时间的考量也不能忽略，这要根据不同的邀约对象进行不同的考量。邀约对象不一样，邀约时间也会有所差别，如表1-1所示。

一般来说，在早上9点之前，很多人还处在“迷迷糊糊”的状态，要么是起床洗漱、要么是在用早餐、要么是在通勤，所以这个时间段不是一个高效的交谈时间，不建议选择该时间段进行电话邀约。最好在早上10点至11点或是下午4点至5点邀约面试。

第二，要整理好公司的基本信息，以便在电话交流时为候选人答疑。电话邀约时，双方都处在互相了解的阶段，所以不仅是HR要询问求职者的个人信息等，求职者也要对公司的基本情况有所了解。如果不提前准备，只会让求职者怀疑HR的专业性。而HR要准备的资料和信息应该包括两方面的内容，一是公司的基本信息，二是相关职位的工作任务。

第三，既然要对候选人发出面试邀约，那么候选人的基本资料HR要掌握，从而让双方交流得更加顺畅。资料包括候选人目前的个人状态、对薪资的要求、求职意愿是否强烈。一定要注意不要发生搞错候选人资料，出现人名不符的情况。

第四，对公司周边的交通情况和线路要了解，并整理成有用的资料，这样在电话邀约时，就能为候选人答疑了。

1.1.2　邀请面试的通知

在邀约面试的准备做足后，HR就可以给候选人打电话进行邀约了。在进行邀约的时候，HR要掌握一定的谈话技能，将邀约的信息完整地传达给候选人，并让候选人感到被重视，这将在后面的小节中进行介绍。

而在电话邀约后，HR必须要做的一件事就是将电话邀约的重点内容通过文字的形式发送给候选人，以免候选人忘记面试的重要信息，也能从侧面提高邀约成功率。HR可以选择用短信或邮件的方式发送信息，在编辑短信或邮件的时候要注意用语专业、态度平和。虽然只是简短的通知性文本，但HR要是做得好，就能给对方留下一个好印象。

那么HR究竟应该怎么编辑面试通知的短信呢？首先应该清楚短信的内容主要包括哪些方面，具体如表1-2所示。

了解了面试通知应该包括的内容后，在编写时应该注意些什么呢？

◆候选人称谓：候选人称谓要放到通知文本的最前方，一般来说用“姓氏+先生/女士”来称呼就可以了，如“尊敬的周先生，您好”。招聘人数较多的时候，为避免混乱，可以使用人名全称。对于特殊职业，也可用职业来称呼，如王律师。

◆自我介绍：在正文开头应直接介绍自己的身份，要将公司名称、自身职位和姓名都包含到，如“我是刚与您电话联系的××公司HR周×。”

◆正文内容：正文要简洁并全面，注意语气不要太生硬。HR可以根据招聘职位的性质有针对性的改变文本的语气，媒体、营销类行业的行文风格可以轻松点，法律、商务类行业的行文风格可以严谨、专业一点。

◆署名：通知最后的署名不能缺少，一般要附上HR的姓名、联系电话和公司名称，便于候选人快速找到有用的信息。

下面来看看短信通知面试的常见模板有哪些吧。

|实例分析|　通知面试的短信模板1

尊敬的周某女士，我是××企业的HR罗某，经过初步审核觉得您比较适合应聘公司的××职位，请您于明天上午10：30（2020年3月4日）来参加公司的统一面试。

我们公司的地址是……

如因故不能按时到达或者不能参加面试，请提前与我们联系，联系电话为××，联系人是陈女士，收到请回复，谢谢！

最后附上我们公司的网站www.××××.com，您可以进入网站对公司进行更多了解。

|实例分析|　通知面试的短信模板2

周某女士，您好！我们是××公司人事部，感谢您投递××岗位简历，我们初步认为您具备的资质与招聘需求相吻合，遂邀请您参加面试。

面试时间：下周三15：00（2020年3月4日）。

联系电话：××。（如因故不能按时到达，请提前与我们联系！谢谢！）

公司地址：××区××大道××号。

（公司名称+HR姓名）

（发送短信的日期）

|实例分析|　通知面试的短信模板3

周先生/女士：

我们是××公司人事部，您的资质非常符合我们公司××职位的招聘需求，请您于2020年3月4日15：00前来参加面试（如有变更，请提前电话沟通）。

届时请携带您的个人简历、身份证复印件1份前来面试，面试时间大约为30分钟。面试地址为××区××大道××号，附近有直达公交××路、××路，您可以在××站下车，往西直行200米即到。

最近多雨，出门请注意带伞。

公司座机：××

人事部邮箱：××@××.com

××公司人力资源部

2020年3月1日

1.1.3　复试通知不能少

在候选人如约面试之后，一般不会出现当场录取的情况，面试者需要回家等候是否录用的消息，通常会在一周内通知面试者是否能去公司入职。而有的公司由于面试人数较多，职位性质特殊可能会安排复试。通过复试，面试者和面试官之间的了解会更加全面，进而能作出更正确的决定。

那么HR还要完成复试通知的工作，这项工作与初试邀约十分相似，HR只要掌握了初试邀约的要点，就能轻松完成这项工作。复试通知的形式可以是电话通知，也可以是短信或邮件通知。

由于已经进入复试阶段，所以与面试者沟通时少了很多互相问答的环节，电话通知与文本通知几乎无异，这里我们就讲解文本通知的基本内容。

复试通知的内容要素与初试通知差不多，只不过需要将初试改为复试。

|实例分析|　通知复试的短信模板1

××先生/女士：

承蒙您对本公司的热诚与爱护，谨致谢忱之意。日前您参加本公司初试，经评审考核为优。为进一步地了解，本公司希望再次与您面谈，以做最后的决定，敬请于2020年3月10日（星期二）15：00来本公司参加复试。

如果您时间上有不便之处或任何困难，请电话与人事部联络（联络电话：××），收到请回复，谢谢！

××股份有限公司

人事部

2020年3月8日

|实例分析|　通知复试的短信模板2

尊敬的王女士/先生：

您好！

经过3月4日的初步交流，恭喜您通过我公司××岗位的初试，请于约定时间携带个人简历前往本公司参加复试。若时间上有不便之处请提前一天通知，谢谢！

复试时间：2020/3/9（周一），16：00。

复试地址：××市××区××大道××号。

复试负责人：罗先生，134××××××××（有任何疑问，可来电咨询）

乘车方式：

路线1：乘坐2、38路公交车，在“××工业区”站下车即可。

路线2：乘坐21、80路公交车，在“××步行街”站下车，往前走到十字路口处。

欢迎优秀的您加入××有限公司，共创美好明天！收到请回复。

1.1.4　恭喜候选者成功被聘用

面试的最终结果是为公司招聘到合适的人才，所以只有两个结果——聘用和淘汰。针对这两个结果，HR需要尽快在合适的时机通知候选人，以免耽误双方的时间。

一般来说，HR是不会当面拒绝候选人的，所以会在面试结束后请候选人回去等通知。成功录用的情况下，HR要亲自打电话通知候选者，在得到确认入职的回复，再发邮件提醒候选人一些注意事项；而面试未成功的，HR一般只会发送短信给候选人，简单说明情况。

针对第一种情况，HR在电话通知的时候应该注意些什么呢？

①对话内容中要包含HR身份、面试结果、候选人回复和入职信息四大内容。

②对话要温和、有理有节，给对方充分的缓冲期。

如下所示为恭喜候选者成功被聘用的对话示例。

|实例分析|　通知面试成功的对话示例

HR：您好！我们是××有限公司人事部，请问是王××女士吗？

候选人：是的。

HR：恭喜您，您日前参加我们公司的面试已经通过了，请问您什么时间可以入职呢？

候选人：哦，太好了！随时都可以。

HR：那请您在本月10号前来公司办理入职手续，可以吗？

候选人：好的。

HR：办理入职手续的相关注意事项，我们稍后会通过邮件的形式发送到您的邮箱中，请注意查收。

候选人：好的，谢谢。

HR：期待您加入本公司，共同发展。

在电话通知候选者成功被聘用后，HR还要做好后续工作，即发送邮件，那么邮件的一般格式是怎样的呢？如下例所示。

|实例分析|　通知入职的邮件模板

××先生/女士：

您好！非常感谢您对××公司的关注和信任！

您应聘本公司××部××一职，经过各项面试环节，鉴于您表现出的与该职位良好的匹配度，依据××公司招聘流程予以录用。

在这里人力资源部代表公司对您的加入表示热烈的欢迎，相信您的到来，将为公司注入新鲜的血液，带来新的活力！公司也将成为您发挥和发展的平台。

请您于3月5号10：00携带下列证件和材料到人力资源部报到。

（1）居民身份证。

（2）学历、学位证件原件。

（3）一寸照片两张。

（4）体检报告（除常规体检内容外还应包括胸透和心电图检查）。

（5）上家公司离职证明（应届生可免）。

报到后，本公司会在愉快的气氛中，为您进行职前介绍、合同签订、入职安排等事宜。并将进行新员工培训，包括让您知道本公司的相关管理制度、流程及其他注意事项，使您在本公司工作期间顺利、愉快。如果您有何疑惑或困难，请与人力资源部联络。

××公司人力资源部

电话：××

针对第二种情况，公司的普遍做法是短信通知候选人其未被录用，避免电话沟通的尴尬，又能表达公司的友好，而短信通知候选人时应该注意以下5点内容。

称谓最好用全名。虽然是回绝面试者，但也要表示公司是认真考虑过的，所以用全名称呼对方是最好的，这也是对面试者的一种尊重。

表示感谢。对于对方付出的时间和对公司的认可，HR应该表示一定的感谢，这是一种基本的礼貌。

提及面试者的优势。由于是回绝对方，所以为了不打击对方的积极性，HR还应该提出其优秀或专业的一面，给对方积极的信号。

回绝理由不能少。这是给面试者的一个交代，无论是什么理由，HR一定要婉转的提出，不要打击对方的自信心。

表达期望。在行文结尾处，HR还要表达对面试者的期望，鼓励其继续努力，不要放弃。

那么HR发送给候选人的回绝短信，应该如何编写呢？来看下面的一些模板。

|实例分析|　回绝面试者的短信模板1

××先生/女士，非常感谢您对××公司的关注及支持。您在应聘时的良好表现给我们留下了深刻的印象。但是，面试小组认为您目前暂时不适合××职位。不过，公司会保留您的求职材料以备将来所需，如有合适职位会及时向您推荐。祝您未来求职及工作顺利。

××公司人事部

|实例分析|　回绝面试者的短信模板2

××先生/女士，感谢您抽出时间前来应聘，我们对您的能力非常看重，但因该岗位名额有限，我们已确定了最适合这个岗位的人选。您的资料已被纳入公司资料库，有需要时我们会再和您联系，再次感谢您对我公司的关注。祝您一切顺利。

××公司人事部

|实例分析|　回绝面试者的短信模板3

××先生/女士，感谢您对我公司的认同并前来面试，在面试中您良好的表现给我们留下了深刻的印象。您在软件编程方面的经验充足，想法也很特别，但业务工作还有些欠缺，不如先找适合自己的工作，一定会有所进步。非常遗憾未能与您成为同事，希望您今后能继续关注本公司。

××公司人事部